Syndic de copropriété : rôle, fonctionnement et obligations

Oui le syndic est obligatoire dans toute copropriété quelle que soit sa taille. C'est la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 qui a instauré cette obligation. Divisé en cinq grands chapitres, ce texte prévoit notamment la manière dont la copropriété doit s'organiser, la répartition des charges ou encore le rôle du syndicat des copropriétaires.

Dans certains cas, la copropriété peut ne pas avoir de syndic : par exemple, il a été révoqué sans que ne soit décidée la nomination d'un nouvel organe. Cependant cet état de fait ne peut durer et il est du devoir d'un ou de plusieurs copropriétaires de convoquer une assemblée générale de copropriété pour en désigner un. Si aucun syndic n'est nommé, il faut saisir un juge qui va choisir un administrateur provisoire qui va gérer la copropriété et convoquer une assemblée générale en vue de choisir un nouveau syndic.

Il y a quatre formes principales de syndic.

Le syndic professionnel

C'est le plus courant. Il s'agit ici d'une entreprise externe et privée payée par la copropriété qui s'occupe de la gestion. Souvent il s'agit d'agences immobilières qui exercent également l'activité de syndic. Ce choix revêt l'avantage d'un syndic qui possède une assurance en responsabilité civile et qui amène une garantie financière. En revanche, les honoraires du syndic professionnel sont parfois élevés : ils sont souvent définis en fonction de la taille de la résidence et du nombre de copropriétaires mais leur fixation n'est pas toujours claire. Il peut aussi y avoir un manque de réactivité. Il n'est pas rare d'attendre plusieurs semaines avant qu'un salarié de la structure n'intervienne à la suite du signalement d'un problème dans l'immeuble.

Le syndic bénévole

Le syndic bénévole est un copropriétaire qui fait office de syndic. Ce système est souvent instauré dans les copropriétés de taille modeste. Il permet de faire des économies sur les charges, d'avoir un contrôle accru sur la copropriété et d'être davantage réactif en cas de soucis, puisque ce sont les principaux concernés qui possèdent les leviers d'action. Au rang des inconvénients, on peut citer l'investissement en temps que cela implique et le fait que ce rôle peut être un peu ingrat. Comme le syndic doit faire appliquer le règlement de copropriété, il peut vite se retrouver à devoir faire la police.

Le syndic coopératif

Le syndic coopératif est assez similaire au syndic précédemment cité. Il est lui aussi bénévole mais ce n'est plus une seule personne qui détient la gestion. C'est le conseil syndical qui gère la copropriété et les différentes tâches sont réparties entre les conseillers syndicaux. Le représentant légal de ce syndic coopératif est le président du conseil syndical. Inconvénients et avantages sont sensiblement similaires à ceux cités pour le syndic bénévole, à ceci près que le temps investi est réparti entre plusieurs personnes au lieu de ne peser que sur une seule.

Les néo-syndics

Les néo-syndics sont des syndics entièrement en ligne. Une plateforme est mise à disposition des copropriétaires et des experts s'occupent de la gestion comptable, des impayés ou encore des travaux à réaliser. Parmi ces néo-syndics on peut citer Matera ou Bellman.

La gestion financière

C'est au syndic de réaliser le budget prévisionnel de la copropriété qui est ensuite soumis au vote en assemblée générale. Pour faciliter cette gestion, un compte bancaire doit être ouvert au nom du syndicat des copropriétaires qui doit être le titulaire de ce compte. Les sommes perçues, notamment au titre des charges de copropriété, sont versées sur ce compte et les dépenses, par exemple pour des travaux ou des réparations, en sont issues.

Besoin d'en savoir plus le fonds de travaux loi Alur ? Notre article vous donne toutes les informations nécessaires.

La gestion administrative

La gestion administrative que doit réaliser le syndic de copropriété passe par plusieurs actions :

• rédiger et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété. Elle mentionne notamment l'identification de la copropriété, son organisation juridique, ses caractéristiques techniques ainsi que ses équipements : type de chauffage, nombre d'ascenseurs… ;
• tenir à jour la liste de tous les copropriétaire avec mention de leur lot, identité, adresse et adresse électronique s'il ont donné leur accord ;
• être garant de l'exécution du règlement de copropriété et des décisions prises en assemblée générale ;
• gérer l'immeuble en l'entretenant régulièrement et en mandatant une ou plusieurs entreprises pour réaliser des travaux d'urgence si nécessaire. Et tenir à jour le carnet d'entretien de la résidence qui contient notamment les références des contrats d'assurance souscrits pour le compte du syndicat des copropriétaires ;
• transmettre les décisions prises en assemblée générale aux occupants de l'immeuble, propriétaires comme locataires ;
• assurer la gestion des archives du syndicat des copropriétaires ;
• organiser un vote en assemblée générale pour la prise de certaines décisions : pour souscrire un contrat d'assurance en responsabilité civile pour le syndicat des copropriétaires, déléguer la gestion des archives ou signer un contrat avec un prestataire, par exemple pour faire exécuter des travaux.

L'ouverture d'un accès en ligne pour accéder aux documents de la copropriété

Tout membre du conseil syndical ou copropriétaire doit pouvoir accéder en ligne aux documents qui ont trait à la gestion de l'immeuble. Et ce par le biais d'un code personnel. Tous les documents ne doivent pas être accessibles à tous. Par exemple, les copropriétaires ne doivent pas pouvoir consulter la liste de tous les copropriétaires ou les relevés des comptes bancaires dévolus au syndicat des copropriétaires. Ces informations ne doivent être accessibles qu'aux membres du conseil syndical.

Détenir certains documents pour exercer

Un syndic professionnel doit aussi détenir certains documents pour exercer. Avant tout une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) et une carte professionnelle délivrée par la CCI. Cette dernière doit porter la mention syndic de copropriété. Enfin la structure doit être financièrement capable d'assurer le recouvrement des fonds de tous les syndicats de copropriétaires dont elle a la charge.

Sa désignation

Le syndic n'est pas désigné de la même manière selon qu'il s'agisse d'une copropriété existante ou d'une nouvelle entité :

• copropriété existante : le syndic est désigné par un vote en assemblée générale (AG) des copropriétaires à la majorité absolue. Cette majorité correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires de la résidence qu'ils soient présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Le vote départage plusieurs syndics dont la sélection a été effectuée par le conseil syndical.
• nouvelle copropriété : dans ce cas c'est le règlement de copropriété qui nomme un syndic provisoire. C'est lui qui convoque l'assemblée générale qui va désigner un syndic. L'entité provisoire peut être confortée dans ses fonctions ou les copropriétaires peuvent décider de choisir un autre syndic dans la liste proposée par le conseil syndical.

Le contrat du syndic

La relation entre le syndic et la copropriété est régie par un contrat type. Son contenu est réglementé par le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 et plus particulièrement son article 29. Ce contrat stipule notamment la durée du mandat du syndic, les conditions d'exécution de ses missions et de sa rémunération.

Pour tout savoir des obligations du syndic envers les copropriétaires, rendez-vous sur notre article consacré au sujet.

La rémunération du syndic

La rémunération du syndic professionnel est composée de deux éléments principaux : un forfait pour la gestion courante et des honoraires spécifiques qui sont réglementés. Un syndic bénévole ou coopératif ne perçoit aucune rémunération. Cependant, s'il engage des frais pour la gestion de la copropriété, il peut être remboursé sur son budget.

L'assurance du syndic

Si le syndic est professionnel, il doit détenir une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro). Elle sert à indemniser les victimes des dégâts dont l'origine provient des parties communes. Par exemple la chute d'une tuile du toit qui vient endommager une voiture garée dans la rue ou une marche d'escalier endommagée sur laquelle glisse un propriétaire qui se casse la jambe.

Pour un syndic bénévole l'assurance responsabilité civile est facultative mais indispensable en cas d'erreur ou d'accident. En l'absence de couverture, le syndic bénévole ou coopératif peut se retrouver avec des grosses sommes d'argent à régler pour indemniser des tiers. Référez-vous à notre article dédié pour savoir comment assurer une copropriété sans syndic professionnel !

La forme de syndic à privilégier est fonction de vos attentes, de la taille de la résidence et aussi de l'entente entre les copropriétaires. Si l'immeuble comprend beaucoup de lots et que les occupants se contentent de se croiser sans avoir tissé de liens particuliers, mieux vaut opter pour un syndic professionnel : cela coûte plus cher mais la gestion sera déléguée à une tierce personne. Au contraire si vous êtes une petite copropriété et que vous êtes en accord sur la gestion, un syndic bénévole ou coopératif peut être une option intéressante. A condition de bien définir les tâches de chacun et de vous faire aider pour les points juridiques.

A l'heure de choisir un syndic professionnel il y a quelques points importants à vérifier :

• l'étendue du contrat ;
• la rémunération demandée ;
• la présence d'une responsabilité civile professionnelle et de la carte professionnelle délivrée par la CCI ;
• le syndic doit présenter une certaine solidité financière. Vous pouvez consulter cette donnée sur des sites comme societe.com ou pappers.fr.

Comment en changer ?

Pour changer de syndic de copropriété mieux vaut attendre l'expiration de son mandat. Il est toutefois possible de révoquer un syndic en cours de route mais la démarche est compliquée et peut se retourner contre les copropriétaires si le syndic décide de porter l'affaire devant les tribunaux. Pour changer de syndic à la fin du mandat, il faut convoquer une assemblée générale de l'ensemble des copropriétaires. Il est important d'anticiper ce changement : la présence d'un syndic étant obligatoire, il faut laisser du temps au conseil syndical pour sélectionner des candidats.

En cas de litige avec votre syndic de copropriété commencez par tenter une conciliation à l'amiable. Cette démarche s'effectue en envoyant une lettre de mise en cause par courrier recommandé avec accusé de réception. Le syndic a huit jours pour vous répondre. Une médiation peut aussi être tentée par l'entremise du conseil syndical. Cette procédure a souvent lieu lorsque l'entité n'a pas respecté ses obligations comme, par exemple, le défaut d'exécution de travaux d'urgence dans la copropriété ou la survenue d'un sinistre consécutif à un défaut d'entretien des parties communes.

Quelles sont les obligations du syndic de copropriété en cas de sinistre ? Réponse ici.

Si la médiation échoue, l'étape suivante se déroule au tribunal d'instance ou de grande instance en fonction de la nature du litige. Par exemple, la première juridiction s'occupe des conflits de voisinage, des nuisances sonores ou des impayés de charges entre 4 000 et 10 000 euros. Et la seconde gère les désaccords qui concernent la répartition des charges, l'interprétation du règlement de copropriété ou les impayés de charge supérieurs à 10 000 euros.

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