Changer de syndic : mode d'emploi

De nombreuses raisons peuvent pousser des copropriétaires à vouloir changer de syndic, mais beaucoup sont encore réticents à se lancer dans de telles démarches administratives. Pourtant, changer de syndic de copropriété n’a rien de compliqué ! Il suffit de respecter quelques règles, et surtout de faire les choses dans l’ordre.

Étape 1 : choisir le nouveau syndic

Selon l'article 17 de la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriété doit obligatoirement nommer un syndic pour assurer sa gestion. Vous ne pouvez donc pas révoquer votre syndic actuel ou ne pas renouveler son mandat à moins d’avoir déjà choisi son remplaçant.

En règle générale, c’est le conseil syndical qui se charge de réunir plusieurs devis afin de les mettre en concurrence, via un appel d’offres par exemple. Cependant, un copropriétaire seul peut également proposer un autre contrat. Il est important de transmettre les devis sélectionnés à l’ensemble des copropriétaires en amont de l’assemblée générale, afin que ces derniers puissent avoir le temps de les étudier et faire leur choix.

Attention, il est impératif d’informer les éventuels syndics repreneurs de la situation de votre copropriété : données comptables, procédures et travaux en cours ou encore la raison de ce changement de syndic.

Nous vous conseillons également d’établir un cahier des charges reprenant chacune de vos attentes en termes de gestion : les candidats pourront ainsi évaluer au mieux les services à mettre en place, et vous fournir un devis détaillé et personnalisé.

Pour bien sélectionner votre futur syndic, veillez à prendre en compte les critères suivants :

• Les services et prestations proposés dans le forfait de base ;
• Les tarifs, et notamment ceux des prestations exceptionnelles hors forfait ;
• Les compétences présentées ;
• Les avis clients.

Que faut-il savoir sur la démission du conseil syndical ? Réponse ici !

Étape 2 : inscrire le sujet à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale

Le vote d’un changement de syndic se fait obligatoirement lors d’une assemblée générale de copropriété, et deux mentions doivent impérativement être inscrites à l’ordre du jour :

• Le projet de désignation du nouveau syndic ;
• Le projet de révocation du syndic de copropriété, si le changement de syndic intervient en cours de mandat.

Pour être certain que ces points sont bien inscrits à l’ordre du jour par le syndic actuel, nous vous recommandons de faire votre demande bien en amont de l’assemblée générale en envoyant un courrier en lettre recommandée accompagné des devis sélectionnés.

Les convocations étant envoyées 21 jours en moyenne avant la date de l’assemblée, anticipez vos démarches et prévoyez d’envoyer votre demande au moins deux à trois mois à l’avance. Si votre demande arrive trop tard, vous devrez attendre la prochaine assemblée générale pour pouvoir changer de syndic !

Étape 3 : voter le remplacement lors de l’Assemblée Générale

Toujours selon la loi du 10 juillet 1965, un nouveau syndic ne peut être élu que si la majorité absolue des voix est en sa faveur. En résumé, pour qu’un nouveau contrat soit adopté, il doit recueillir au moins la moitié des voix de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents lors de l’AG, représentés ou absents.

Si un projet n’obtient pas la majorité absolue, mais au moins un tiers des voix, un second vote pourra alors être organisé. Cette fois, seules les voix des copropriétaires présents ou représentés seront prises en compte, et le projet pourra être adopté à la majorité simple.

Dans le cas où le conseil syndical est divisé, et qu’aucun devis n’obtient au moins un tiers des voix, il sera possible de convoquer une assemblée générale exceptionnelle trois mois plus tard. Un nouveau vote se tiendra cette fois à la majorité simple.

Le contrat de l’ancien syndic sera automatiquement révoqué dès la date de prise de fonction du syndic fraichement élu.

Vous cherchez à en apprendre plus sur la copropriété sans syndic ? Comment assurer une copropriété sans syndic professionnel ? On vous donne un coup de pouce pour devenir incollable en gestion de copropriété.

Si la majorité des syndics qui gèrent les copropriétés sont des syndics professionnels, d’autres alternatives existent : le syndic bénévole ou le syndic coopératif en font partie. Il est tout à fait possible de révoquer un syndic professionnel au profit d’un syndic géré par les copropriétaires eux-mêmes !

Dans le cas d’un syndic bénévole, le rôle de syndic est assuré par un seul copropriétaire, qui est alors en charge de convoquer les assemblées générales, suivre les travaux, s’occuper de la comptabilité ou encore d’immatriculer la copropriété.

Dans le cadre d’un syndic coopératif, le conseil syndical élit un président qui aura alors le rôle de syndic. Cependant, chaque membre du conseil peut s’impliquer dans la gestion de la copropriété, et la responsabilité du syndic est partagée entre eux.

Pourquoi passer à un syndic bénévole

Confier la gestion de sa copropriété à un syndic professionnel a bien évidemment des avantages, mais cette opération reste très coûteuse et les prestations ne sont pas toujours satisfaisantes. Pour les petites copropriétés, il peut donc être avantageux de passer à un syndic bénévole !

Premièrement, c’est un excellent moyen de réduire ses charges de copropriété. En effet, un syndic bénévole n’est généralement pas rémunéré, même s’il peut demander à être remboursé de ses frais.

Ensuite, puisque la gestion de la copropriété est administrée par un copropriétaire et qu’il n’y a plus d’intermédiaires, le signalement d’une dégradation ou le traitement d’une demande de travaux est beaucoup plus rapide.

Attention toutefois, car être syndic bénévole requiert une grande disponibilité et certaines compétences techniques (même s’il est possible de se faire conseiller par un expert-comptable par exemple). Selon la taille de la copropriété et le nombre de lots, la charge de travail peut être très élevée !

Comment passer à un syndic bénévole

Pour passer d’un syndic professionnel à un syndic bénévole, la marche à suivre est similaire à celle d’un changement de syndic classique. Une assemblée générale doit être convoquée, avec le projet de création d’un syndic bénévole inscrit à l’ordre du jour.

Un ou plusieurs copropriétaires peuvent se présenter et prétendre au rôle de syndic bénévole. Un candidat est élu lorsqu’il est plébiscité par la majorité absolue des copropriétaires. Si ce n’est pas le cas, un deuxième vote à la majorité simple peut être organisé si une candidature a récolté au moins un tiers des voix.

Il existe deux cas de figure dans lesquels vous pouvez changer de syndic : à l’occasion d’un non-renouvellement de mandat, ou lors d’une révocation.

Le mandat du syndic arrive à échéance

En règle générale, la durée d’un mandat de syndic est fixée à un an, mais peut aller jusqu’à 3 ans maximum. Ce mandat ne peut en aucun cas être renouvelé de façon tacite : une assemblée générale doit donc être convoquée avant l’échéance pour prendre une décision quant à l’avenir du syndic actuel.

Si le mandat de votre syndic actuel arrive à son terme et que vous ne souhaitez pas le renouveler, c’est tout à fait possible ! Lors de l’assemblée générale, il vous suffit de voter en majorité absolue contre le renouvellement du mandat actuel.

Un second vote — à la majorité simple cette fois — peut être organisé immédiatement, ou lors d’une prochaine AG. Si le syndic n’arrive toujours pas à faire voter son renouvellement, alors le contrat prendra fin et sera révoqué dès la prise de fonction du nouveau syndic.

Comme vu précédemment, ce nouveau syndic doit être élu à la majorité absolue lors de cette même AG, ou à la majorité simple lors d’un second vote.

La révocation du syndic en cours de mandat

En cas de faute de gestion ou de litige avec le syndic, les copropriétaires sont en droit de le révoquer sans attendre la fin de son mandat. Attention, seuls certains motifs sont considérés comme légitimes pour demander la révocation d’un syndic ! En cas de rupture de contrat jugée abusive, le syndic pourra prétendre à des dommages et intérêts.

Pour les contrats de syndic signés ou renouvelés avant le 1er juin 2020, il fallait invoquer un « motif légitime » pour pouvoir faire une révocation. Désormais, il faut pouvoir invoquer une « inexécution suffisamment grave » :

• L’inexécution des décisions votées lors des assemblées générales ;
• La non-organisation des assemblées générales annuelles ;
• Le non-recouvrement des impayés, notamment si ces derniers ont porté préjudice à la copropriété ;
• Le syndic ne fait pas respecter le règlement de copropriété ;
• Une faute de gestion : mauvais entretien de l’immeuble, carnet d’entretien non tenu, travaux urgents non commandés, etc. ;
• Une faute grave : détournement de fonds, fraude, etc.

La révocation d’un syndic peut se faire lors de l’assemblée générale annuelle, mais une assemblée générale exceptionnelle peut également être convoquée pour l’occasion. Un courrier en recommandé doit être adressé au syndic, demandant la tenue d’une AG avec, à l’ordre du jour, la révocation du contrat actuel et la nomination d’un nouveau syndic. Si le syndic refuse, ce qui constitue par ailleurs une faute grave, le président du conseil syndical est en droit de lui adresser une mise en demeure et de convoquer l’AG lui-même.

Tout comme un changement de syndic classique, la révocation du syndic doit être votée à la majorité absolue par l’ensemble des copropriétaires, ou par un vote à majorité simple si la majorité absolue n’est pas atteinte.

Une fois la révocation votée, le contrat du syndic actuel prend automatiquement fin. Veillez donc bien à prévoir la nomination d’un nouveau syndic lors de cette AG, qu’il soit bénévole ou professionnel !

Que savez-vous de l'obligation de réponse du syndic ? Toutes les informations sont dans cet article.

Modèle de lettre de révocation

Pour faciliter vos démarches de changement de syndic, voici un modèle de lettre à personnaliser et à transmettre à votre syndic pour convoquer une assemblée générale et révoquer le contrat actuel.

Le coût d’un changement de syndic est souvent craint par les copropriétaires, qui sont alors réticents à chercher un nouveau contrat. Et pourtant, changer de syndic est totalement gratuit !

En effet, la loi du 10 juillet 1965 précise bien que la transmission des divers documents et fonds bancaires à un nouveau syndic fait partie des tâches courantes de la gestion d’une copropriété. Un syndic ne peut donc en aucun cas vous facturer ces prestations en plus du forfait de base annuel.

De même, un syndic ne peut pas vous réclamer d’indemnités si vous décidez de ne pas renouveler son contrat.

Une fois le changement de syndic acté, quelques démarches administratives doivent encore être réglées. À la fin de l’assemblée générale, un procès-verbal récapitulant toutes les décisions prises ainsi que les noms des opposants ou abstentionnistes au vote doit être rédigé, et envoyé à tous les copropriétaires dans un délai d’un mois.

Ce procès-verbal doit également être envoyé par courrier recommandé au syndic sortant pour l’informer officiellement de la désignation d’un nouveau syndic.

La passation de pouvoir

À partir de la fin de son mandat, l’ancien syndic dispose de 15 jours pour transmettre au nouveau syndic la situation de la trésorerie de la copropriété ainsi que les références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaire et les coordonnées de la banque, en version dématérialisée.

Dans un délai d’un mois, il doit également transmettre l’ensemble des documents relatifs à la gestion de la copropriété ainsi que les archives et les documents techniques relatifs à l’immeuble (les diagnostics techniques par exemple), au format papier ou imprimable. L’intégralité des fonds immédiatement disponibles doit être transmise au nouveau syndic dans un délai d’un mois également.

L’état des comptes des copropriétaires et du syndicat doivent quant à eux être fournis dans un délai de 3 mois, après apurement et clôture.

Le syndic sortant est également dans l’obligation d’informer les prestataires avec lesquels il travaillait des coordonnées du nouveau syndic, notamment si des prélèvements bancaires avaient été mis en place. Il en est de même pour la gestion des abonnements et différents contrats en cours, qui doivent être actualisés.

La restitution des archives

La transmission des archives — qu’elles soient au format papier ou dématérialisées — fait partie des obligations d’un syndic, et doit intervenir dans un délai d’un mois après la prise de fonction du nouveau syndic. Il est courant qu’un syndic ait recours à une société externe pour stocker ses archives. Dans ce cas, il ne doit pas seulement transmettre les coordonnées de cette société au nouveau syndic !

Le syndic sortant doit tout d’abord récupérer l’intégralité des archives, les contrôler, et établir un bordereau avant de les transmettre au nouveau syndic. Le bordereau doit également être transmis au conseil syndical, qui pourra alors faire l’inventaire des archives et intervenir si l’ancien syndic n’a pas fourni l’intégralité des documents, ce qui arrive malheureusement fréquemment.

La gestion des gros travaux

Si de gros travaux de rénovation ou de réfection sont en cours au moment du changement de syndic — comme la mise aux normes d’un ascenseur ou le ravalement de la façade de l’immeuble par exemple —, le syndic sortant doit impérativement prévenir les prestataires et leur fournir les coordonnées du nouveau syndic.

Ce dernier devra prendre la relève et donc être présent lors des réunions de chantier pour représenter la copropriété et assurer le suivi des travaux, comme prévu dans son contrat.

À ce sujet, notre article sur le fonds de travaux loi Alur vous dit tout ce qu'il faut savoir sur la question.

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