Les obligations du syndic en matière de sécurité
Le rôle du syndic en matière de sécurité de la copropriété : obligations, missions, entretien et responsabilités.
Par Luko
Les charges de copropriété sont une des préoccupations principales des copropriétaires, qu’ils soient propriétaires bailleurs ou qu’ils habitent dans leur logement. Chauffage, eau, entretien de l’immeuble, assurance… Toutes ces dépenses pèsent lourd dans le budget ! Voici donc nos conseils et astuces pour réduire vos charges de copropriété en toute simplicité.
1. Optimiser le chauffage collectif
Le chauffage collectif fait partie des plus grosses dépenses d’une copropriété : il représenterait en moyenne 30% des charges. Pour réduire vos dépenses, vous devez donc faire la chasse au gaspillage d’énergie, et notamment dans les parties communes !
Selon l’ADEME, la température idéale pour chauffer un logement est de 19 °C. Cependant, saviez-vous que baisser le chauffage de 1 °C permettait d’économiser jusqu’à 7% sur sa facture d’énergie ? Pour les parties communes d’un immeuble, il peut donc être judicieux de baisser la température à 18 °C.
Attention à ne pas négliger l’entretien de la chaudière : même s’il représente un gros poste de dépense, il est indispensable ! Faire nettoyer et régler régulièrement votre chaudière évite les pannes, l’usure prématurée ou une surconsommation d’énergie, et donc des frais encore plus importants.
Selon l’ARC (Association des Responsables de Copropriété), il est recommandé de limiter les périodes de chauffe du 15 octobre au 15 mai afin d'éviter une consommation d’énergie inutile en été.
Pour réduire encore les charges de copropriété liées au chauffage, il peut également être envisagé d’installer des compteurs individuels afin de responsabiliser les habitants quant à leur consommation.
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2. Changer de fournisseur d’énergie
Ce n’est un secret pour personne : le coût de l’énergie est en hausse ces dernières années. Si votre copropriété possède une chaudière collective fonctionnant au gaz, comme c’est le cas pour la majorité des constructions neuves, vos charges risquent donc fortement d’augmenter un peu plus chaque année.
S’il est souvent compliqué et coûteux de faire changer entièrement une installation de chauffage collective, il est tout de même possible de faire des économies d’énergie en changeant de fournisseur.
En vous basant sur la consommation annuelle moyenne de la copropriété, vous pouvez demander plusieurs devis à différents fournisseurs. Prenez le temps de comparer les offres, et sélectionnez-en deux ou trois à présenter aux copropriétaires lors d’une assemblée générale.
Le changement de fournisseur d’énergie est rapide, peut se faire en quelques clics et surtout, peut vous faire économiser jusqu’à 20% par an !
Contrairement aux idées reçues, choisir un fournisseur d’énergies renouvelables n’est pas plus coûteux ! Vous pouvez donc parfaitement faire des économies de chauffage, tout en soutenant des producteurs engagés. Pour en savoir plus, nous vous conseillons le guide de l’électricité verte de Greenpeace.
3. Réaliser des travaux de rénovation énergétique
Optimiser le chauffage collectif et changer de fournisseur d’énergie ne sera pas suffisant si la copropriété est mal isolée. Une mauvaise isolation entraine des déperditions de chauffage importantes, et donc une surconsommation d’énergie.
Des travaux de rénovation énergétique peuvent donc être envisagés pour rendre la copropriété moins gourmande en chauffage : isolation thermique des terrasses, pose de triples vitrages, etc.
Ces travaux ont bien évidemment un coût, et doivent être votés lors d’une assemblée générale de copropriété, mais améliorer l’isolation de la copropriété peut faire baisser drastiquement vos factures d’énergie !
De nombreuses aides sont mises à disposition des copropriétés souhaitant effectuer des travaux d’isolation, comme le prêt éco-PTZ copropriétés. L’ANAH propose également une aide pour financer des travaux d’isolation des copropriétés les plus modestes.
4. Installer des compteurs d’eau individuels
L’énergie n’est pas le seul poste de dépense qui peut être maitrisé dans une copropriété : l’eau courante représente également une grande partie des charges ! Ici, il n’est pas question de limiter l’accès à l’eau, mais plutôt de responsabiliser les habitants en les incitant à maitriser leur consommation.
Pour cela, rien de mieux que la mise en place de compteurs individuels ! Chacun paie selon sa propre consommation, et les frais sont donc répartis plus équitablement. De plus, un compteur individuel permet de détecter plus facilement une fuite ou une surconsommation d'eau, et donc d’intervenir plus rapidement en cas de dégât des eaux invisible.
5. Faire jouer la concurrence pour les contrats d’entretien
En dehors de la chaudière collective, d’autres équipements requièrent un entretien régulier pour assurer leur bon fonctionnement et la sécurité des habitants de l’immeuble. C’est le cas par exemple des ascenseurs, des alarmes ou des portes équipées de digicode ou de visiophone.
Il existe aujourd’hui une multitude de prestataires présents sur le marché, et tous ne proposent pas les mêmes services. Prenez donc un moment pour étudier tous les contrats d’entretien de la copropriété, et faire la chasse aux options superflues ou aux tarifs surévalués.
Les contrats d’entretien et de nettoyage des parties communes, du garage ou des espaces verts doivent également être renégociés ou changés si vous trouvez un prestataire aux tarifs plus compétitifs après avoir comparé plusieurs devis !
Certaines startups spécialisées, comme WeMaintain pour l'entretien des ascenseurs, se positionnent en intermédiaires dans le but de simplifier l'exécution du contrat de maintenance.
6. Faire jouer la concurrence pour le contrat d’assurance
Le contrat d’assurance copropriété représente également une partie non négligeable des charges de copropriété. Comme tous les contrats, les frais d’assurance augmentent souvent d’année en année, car les compagnies savent qu’il est parfois chronophage pour les copropriétaires de chercher une offre plus avantageuse.
Et pourtant, changer d’assurance n’est pas plus compliqué pour une copropriété que pour un particulier ! Pour réduire vos frais, vous pouvez donc demander plusieurs devis d’assurance copropriété et faire jouer la concurrence auprès de votre compagnie actuelle pour obtenir un tarif plus avantageux, notamment après une longue période sans sinistre.
Si la négociation n’est pas possible, vous êtes libre de résilier l’assurance immeuble de votre copropriété et choisir un meilleur contrat après un an d’engagement.
Une copropriété doit obligatoirement être assurée, avec au minimum une garantie responsabilité civile. Cependant, il peut être judicieux de souscrire également une garantie dommages, afin d’être couvert en cas de sinistre affectant l’immeuble ou les parties communes.
7. Ne pas repousser les travaux d’entretien
Les travaux d’entretien de réparation courants, comme changer une ampoule dans un hall, réparer une petite canalisation ou encore nettoyer les parkings souterrains ne doivent pas être repoussés. En effet, ce n’est pas parce qu’ils ne sont pas considérés comme étant urgents qu’ils doivent être négligés !
Ces petits travaux de maintenance dans les parties communes sont à l’initiative du syndic : il n’y a donc pas besoin de convoquer une assemblée générale pour les faire voter aux copropriétaires.
Effectuer régulièrement des travaux d’entretien et prendre en charge immédiatement les petites réparations vous coûtera moins cher que devoir faire de gros travaux en urgence suite à un sinistre.
8. Mettre en concurrence plusieurs devis pour les gros travaux
Concernant les plus gros travaux, comme les travaux de réfection de la toiture, un ravalement de la façade, la mise aux normes d’un ascenseur ou la rénovation d’une cage d’escalier, ils doivent impérativement être votés à la majorité simple lors d’une assemblée générale.
Avant de faire votre choix quant à l’entreprise à embaucher, faites faire plusieurs devis pour les comparer à celui proposé par le syndic de copropriété. Ce dernier touchant une commission sur le montant des travaux, il ne sera pas toujours disposé à trouver le contrat le plus avantageux.
Multiplier les demandes de devis vous permet de négocier un tarif plus compétitif, et donc de faire des économies sur vos charges de copropriété.
9. Changer de syndic
En moyenne, les frais de syndic représentent entre 8% et 12% des charges de copropriété : il est donc impératif de bien choisir son syndic ! Si vous n’êtes pas satisfait de votre contrat actuel, que ce soit à cause d’un problème avec le syndic, des honoraires trop élevés ou encore une prise en charge pas assez rapide, sachez que vous pouvez tout à fait en changer.
La mise en concurrence de plusieurs devis peut vous permettre de renégocier votre contrat de syndic, ou de trouver une offre plus avantageuse. D'autant que de nouveaux acteurs, appelés néo-syndic (tels que Homeland Immo par exemple), ont émergé ces dernières années et tentent de bousculer le marché. Leur offre de valeur repose principalement sur une gestion dématérialisée, une mise en concurrence régulière des contrats et des honoraires attractifs. Changer de syndic peut faire réaliser de belles économies.
Il est possible de révoquer un syndic en cours de contrat, mais nous vous conseillons d’attendre la fin du mandat pour éviter une éventuelle procédure judiciaire et des frais supplémentaires.
Prenez le temps de comparer plusieurs offres, et scrutez attentivement les contrats : certains frais ne sont pas compris dans les frais de base — qui sont généralement les frais postaux, le suivi des travaux et les frais d’état daté —, et peuvent donc vous être facturés à un prix beaucoup plus élevé !
Veillez donc à vérifier les conditions tarifaires de chaque offre, et notamment les suppléments appliqués pour les interventions exceptionnelles.
10. Passer au syndic bénévole
Les frais de syndic représentant une partie non négligeable des charges d’un immeuble, il peut être intéressant pour les petites copropriétés de passer à un syndic bénévole ou un syndic coopératif.
Ces deux types de syndics ont pour avantage d’être tenus par des copropriétaires : il n’y a donc pas de société externe à rémunérer. On estime que passer à un syndic bénévole pourrait faire économiser jusqu’à 20% des charges de copropriété !
En revanche, il est important de garder à l’esprit que le syndic bénévole n’est pas fait pour toutes les copropriétés : le conseil syndical et surtout le copropriétaire désigné pour assumer le rôle de syndic doivent gérer seuls l’administration de l’immeuble, ce qui représente une charge de travail conséquente. Heureusement, des startups comme Matera proposent désormais des plateformes de gestion de copropriété tout-en-un qui permettent de faciliter le quotidien des syndics bénévoles.
Il est malgré tout conseillé de bien réfléchir avant de basculer vers un syndic bénévole notamment dans le cas d’une grosse copropriété comportant plusieurs dizaines voire centaines de lots.
11. Le cas des copropriétés avec gardien
En moyenne, les frais de personnel associés à un gardien d’immeuble — qui loge donc dans la copropriété — représentent aux alentours de 20% des charges d’une copropriété selon les missions qui lui sont attribuées. Si ce poste est plus qu’utile pour les grosses copropriétés, il est rarement amorti pour celles ne disposant que d’une dizaine de lots.
Pour ces dernières, il peut donc être plus avantageux de faire appel à un prestataire externe et négocier un contrat d’employé d’immeuble. Les missions sont à définir en fonction des besoins de la copropriété : sortir les poubelles, entretenir les espaces verts ou encore nettoyer les parties communes. En faisant faire toutes ces tâches par une même personne, vous économisez ainsi des frais et réduisez vos charges de copropriété !
12. Essayer de régler les différends à l’amiable
Avant d’engager une procédure judiciaire, essayez toujours de régler les différends à l’amiable, surtout en cas de conflit avec le syndic. Les frais de justice peuvent grimper rapidement, et la résolution d’un contentieux peut être extrêmement longue.
Pour limiter les dépenses, et gagner du temps, privilégiez donc la communication ! Que ce soit entre copropriétaires ou avec le syndic, certaines applications de messagerie comme WhatsApp, Telegram ou même un groupe Facebook dédié à la copropriété peuvent faciliter le dialogue et résoudre les conflits.
Disposer d’un espace de conversation dédié et accessible à tous les copropriétaires permet également de signaler certains dysfonctionnements plus rapidement — comme une porte de hall qui ferme mal, ou une ampoule grillée dans une cage d’escalier —, et donc d’être plus réactif !
13. Limiter le nombre d’assemblées générales exceptionnelles
Depuis le 1er juillet 2015, les syndics doivent impérativement se soumettre au nouveau contrat type qui sépare la gestion courante d’un immeuble et les prestations dites « exceptionnelles ».
Ces prestations — comme la tenue d’une assemblée générale supplémentaire — peuvent donc faire l’objet d’une facturation supplémentaire à la copropriété, avec des tarifs très souvent majorés !
À moins d’une grosse urgence, évitez donc de convoquer une assemblée générale exceptionnelle : préférez le règlement à l’amiable en cas de litige, ou attendez la tenue de l’assemblée générale annuelle pour proposer un projet ou des travaux par exemple.
14. Réduire les frais postaux et d’acheminement
L’une des obligations du syndic, c’est de convoquer les copropriétaires aux assemblées générales. Ces convocations sont généralement envoyées par voie postale, ce qui engendre inévitablement des frais postaux qui sont ensuite facturés à la copropriété.
Pour éviter ces frais, vous pouvez demander à votre syndic de faire parvenir les différents courriers et convocations aux copropriétaires en leur remettant physiquement, ou en les déposant directement dans les boites aux lettres.
La dématérialisation de certains documents - quand c'est possible - doit également être privilégiée pour réduire les envois postaux.
Attention aux doubles facturations ! Bien qu’un contrat type de syndic incluant les frais de photocopie dans les forfaits de base soit en vigueur depuis quelques années, certains syndics continuent de les facturer à part en les dissimulant. Prudence donc si vous voyez « frais d’acheminement » et « frais postaux » sur la même facture ! Ces deux prestations sont en réalité identiques.
15. Restreindre les diagnostics au strict minimum
Dans le cas d’une vente, certains diagnostics immobiliers concernant les parties communes doivent obligatoirement être fournis par le syndic pour être remis à l’acheteur :
- Le diagnostic amiante, pour les immeubles construits avant 1997 ;
- Le constat de risque d’exposition au plomb (CREP), pour les immeubles construits avant 1949 ;
- Le diagnostic de performance énergétique collectif (DPE), obligatoire depuis 2017 pour les copropriétés disposant d’une installation de chauffage collective ;
- Le diagnostic technique global (DTG), pour les immeubles de plus de 10 ans faisant l’objet d’une mise en copropriété.
La mise en copropriété, ainsi que le carnet d’entretien précisant la nature et la date des travaux importants effectués sur la copropriété doivent également être fournis.
Sans ces diagnostics, un copropriétaire ne pourra ni vendre ni mettre son bien en location. Cependant, il arrive que le syndic commande plus que ces quatre diagnostics, pour toucher une commission plus élevée ! Certains diagnostics non obligatoires, comme le diagnostic termites, peuvent donc être facturés en supplément.
Prenez donc garde à ne pas être facturé pour des prestations superflues !
16. Commander un audit externe des charges
Pour les grosses copropriétés, comportant plusieurs dizaines de lots, commander un audit des charges auprès d’une société externe peut être un bon moyen d'identifier les postes d'économies potentielles.
L’audit externe permet d’identifier les plus gros postes de dépenses, et ceux pour lesquels il est possible de réduire le budget, en renégociant un contrat par exemple. Certaines sociétés d’audit vous proposent même de chercher d’autres devis et de négocier des contrats plus avantageux à votre place.
Si ces audits ont bien évidemment un coût, ils peuvent vous permettre de réduire vos charges de copropriété tout en vous faisant gagner un temps précieux !
D'autres sociétés comme MeilleureCopro, proposent de réaliser gratuitement un audit des comptes, des factures et des charges puis de réaliser ensuite des appels d'offres. Elles se rémunèrent uniquement sur la base des économies réalisées par la copropriété à l'issue des changements de contrats.
Voir aussi :
