Le syndic bénévole : fonctionnement, avantages et inconvénients

La gestion d'une copropriété par un syndic est obligatoire, comme le prévoit la Loi de 1965 : celui-ci peut alors être bénévole ou professionnel.

Si les copropriétaires font le choix d'un syndic bénévole, il leur faudra élire, en assemblée générale, un copropriétaire qui assurera les fonctions de syndic de copropriété.

Le syndic bénévole a les mêmes missions et les mêmes obligations qu'un syndic professionnel. Il est élu pour un mandat de trois ans renouvelable, à la majorité absolue, par les copropriétaires. Il a la possibilité de démissionner à tout moment sans donner de préavis : il doit à cet effet convoquer une Assemblée Générale et mentionner sa démission à l'ordre du jour.

Le syndic coopératif présente quelques différences avec le syndic bénévole : le syndic bénévole n'est géré que par un seul copropriétaire alors que le syndic coopératif est géré par le conseil syndical et le Président du conseil syndic qui n'est autre que l’un des copropriétaires. C’est lui qui agit en qualité de syndic de copropriété, c’est pourquoi il est souvent appelé président-syndic.

Cette gestion coopérative permet une bonne répartition des tâches en fonction des capacités de chacun.

Quelle différence avec un syndic en ligne ?

Le syndic en ligne peut se présenter sous deux formes :

• un syndic de copropriété professionnel : ses missions sont les mêmes que celles d'un syndic classique. Il doit assister les copropriétaires dans leurs actions, traiter les appels de fonds, collecter les charges de copropriété, envoyer les convocations aux assemblées générales annuelles. Le syndic en ligne est assisté dans ses tâches par le conseil syndical.
• une plateforme d'aide de gestion destinée aux syndics coopératifs ou bénévoles.

Les missions d'un syndic bénévole sont définies par la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété.

Gestion administrative de la propriété :

Il appartient au syndic bénévole d'assurer la gestion administrative des documents de la copropriété (tenue à jour, archivage) : c'est le syndic qui assure la rédaction des PV d'assemblée par exemple. C'est également lui qui envoie à l'ensemble des copropriétaires les convocations en assemblée générale.

Gestion financière

Le syndic bénévole assure également la gestion financière de la copropriété : à ce titre, il ouvre un compte en banque pour le compte des copropriétaires, et perçoit les charges de copropriété. Il doit par ailleurs établir un budget prévisionnel de la copropriété, gérer les comptes des syndicats et leurs annexes et les soumettre aux votes des copropriétaires.

Missions d'exécution

Une fois les décisions prises par le conseil syndical, le syndic de copropriété bénévole a la charge de les faire exécuter : ainsi, si des travaux doivent être réalisés dans la propriété, il doit réceptionner les devis des prestataires et en sélectionner un. Il doit veiller à la bonne tenue des travaux.

Missions de représentation

En cas d'action en justice menée par le syndicat des copropriétaires, il appartient au syndic de copropriété bénévole de les représenter.

Assumer la charge de syndic bénévole représente des responsabilités lourdes, sur le plan financier et juridique.

Les responsabilités exercées sont les mêmes que celles d'un syndic professionnel "classique".

Il convient donc de confier ce rôle à une personne expérimentée, et de sécuriser son rôle avec une assurance responsabilité civile.

Doit-il souscrire une assurance pour lui-même ?

Le syndic de copropriété bénévole n'a pas l'obligation de souscrire à une assurance responsabilité civile, à la différence des syndics de copropriété professionnels.

Pour autant, la souscription à une assurance RC par le syndic bénévole est une précaution qui s'avère plus que nécessaire.

En effet, le rôle de syndic bénévole englobe de lourdes responsabilités financières et juridiques. Le syndic est responsable de toutes les erreurs et négligences qu'il a commises dans le cadre de son activité, et doit en subir les conséquences financières et juridiques. On peut citer par exemple une erreur involontaire de sa part (envoi trop tardif de convocation à une assemblée générale, erreur dans les comptes, mauvais choix de prestataire pour la réalisation des travaux dans la propriété, erreur d'appréciation du devis d'un des prestataires ...) qui entraînerait de lourdes conséquences financières.

D'où l'importance pour un syndic bénévole d'être couvert par une assurance efficace et fiable.

Le copropriété peut choisir une assurance et assurer le syndic bénévole pour éviter de lourdes conséquences.

Souscrire une assurance de copropriété en tant que syndic bénévole

"Chaque syndicat de copropriétaires est tenu de s'assurer contre les risques de responsabilité civile dont il doit répondre" comme le prévoit la loi Alur

Assurer les parties communes de l'immeuble représente une obligation pour les copropriétaires. La Loi Alur stipule dans l'article 9-1 que "chaque syndicat de copropriétaires est tenu de s'assurer contre les risques de responsabilité civile dont il doit répondre."

Cette assurance de copropriété peut être une simple responsabilité civile. Elle couvre alors les tiers contre les risques générés par les parties communes comme par exemple si une tuile tombe du toit et endommage une voiture stationnée dans la rue.

Le syndic bénévole peut demander des devis à divers assureurs, et les soumettre au conseil de copropriété.

Le syndic bénévole a la possibilité de toucher une rémunération "symbolique", qui sera soumise à l'impôt sur le revenu. Le montant de cette rémunération doit rester accessoire par rapport à ses revenus.

Par ailleurs, bien évidemment, les frais engagés par les syndics bénévoles dans le cadre de leur activité doivent leur être remboursés par les copropriétaires.

C'est pour cette raison qu'il appartient aux copropriétaires de prendre en charge l'assurance responsabilité civile du syndic bénévole.

Les outils d'aide à la gestion pour l'assister dans sa mission

Pour aider les syndics bénévoles, de nombreux outils de pilotage ont été mis sur le marché. Des logiciels permettent d'accompagner les syndics bénévoles dans la gestion de la copropriété en leur donnant une visibilité claire sur la totalité des missions qu'ils doivent remplir, grâce à de nombreuses fonctionnalités :

• tableaux de bord avec un planning des tâches en cours ;
• liste des copropriétaires en retard dans leurs paiements ;
• grille de répartitions des charges ;
• et autres fonctionnalités qui permettent d'alléger et accélérer considérablement le travail des syndics bénévoles.

Son fonctionnement

La gestion d'une copropriété est une mission complexe, qui nécessite des connaissances en gestion, en droit et en comptabilité.

Les missions du syndic bénévole consistent notamment à gérer les impayés, traiter les appels d'offres et autres tâches de gestion administrative qui peuvent se révéler lourdes pour un débutant.

En cas de démission

La durée du mandat d'un syndic bénévole est la même que celle d'un syndic professionnel : il s'agit d'un mandat de trois ans maximum.

Mais ce mandat peut être renouvelé indéfiniment.

Généralement, les copropriétaires élisent le syndic bénévole pour une durée d'un an et renouvellent son mandat.

Si le syndic bénévole souhaite mettre fin à sa mission, les conditions pour présenter sa démission sont assez simples : elles doivent être fixées par le règlement de copropriété, ou par le contrat qui précise les conditions d'exercice du syndic bénévole.

Cette démission ne peut être brutale et mettre les copropriétaires dans l'embarras.

Elle peut être envisagée de deux façons :

• démission avec effet immédiat : le syndic cesse dans l'instant toutes les opérations de gestion courante ;
• démission avec préavis : le syndic informe le président du conseil syndical de son souhait de donner sa démission. C'est le cas le plus fréquent.

Le syndic bénévole doit annoncer cette décision dans le cadre d'une assemblée générale, où il mettra à l'ordre du jour sa démission ainsi que la désignation d'un nouveau syndic.

Avantages :

Le syndic bénévole est par définition beaucoup moins onéreux qu'un syndicat professionnel.

Par ailleurs, le syndic bénévole étant directement impacté par les actions qu'il met en place, il est donc en général plus rapide dans ses décisions que le syndic professionnel, et souvent plus efficace.

Enfin, de nombreux copropriétaires témoignent de relations apaisées et plus sereines entre les copropriétaires lorsque la gestion est internalisée.

Inconvénients

Le syndic bénévole n'intervient pas comme prestataire rémunéré. Il tient ce rôle pour rendre service à la copropriété.

A ce titre, il peut être plus délicat pour les copropriétaires de lui faire des remarques sur la qualité de son travail, ou de lui demander de ne pas compter son temps.

Qui peut devenir syndic bénévole ?

En vertu de la Loi ALUR, tout copropriétaire peut devenir un syndic bénévole. Il lui suffit pour cela de posséder un lot de l'immeuble. Il est élu à la majorité absolue, dite majorité de l'article 25.

L'élection en assemblée générale

Le déroulé d'une élection de syndic bénévole est très réglementé, il est important de respecter la procédure :

• dans un premier temps, il convient de porter à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale le renouvellement de mandat du syndic professionnel ou l'élection d'un syndic bénévole ;
• puis il faut organiser l'assemblée générale dans un endroit neutre (ne pas s'installer dans les locaux du syndic) et choisir un secrétaire de séance ;
• l'élection se déroule alors de la façon suivante : le syndic bénévole est élu à la majorité absolue des copropriétaires. Si le candidat majoritaire obtient un tiers des voix on peut voter une deuxième fois immédiatement ;
• une fois le syndic bénévole élu, la première action à mener est d'ouvrir un compte en banque au nom des copropriétaires. L'établissement bancaire peut être prévenu en amont.

L'immatriculation

Pour immatriculer une propriété gérée par un syndic bénévole, il vous faudra l'enregistrer sur un site internet dédié, qui vous permettra d'être immatriculé dans le registre de l'agence nationale de l'habitat (Anah.)

Le syndic bénévole représente légalement la copropriété. A ce titre son identité sera demandée : nom, téléphone, mail, etc.

Le syndic bénévole doit également saisir des informations sur la propriété, sur d'éventuelles procédures auxquelles elle est confrontée, quelques données financières et des informations sur le bâti.

L'Anah contrôlera et validera la demande. La copropriété se verra alors attribuer un numéro d'immatriculation.

Si la propriété n'est pas immatriculée de façon règlementaire, l'Anah adressera une mise en demeure de régulariser la situation.

Après ce délai, le syndic est passible de sanctions financières, et la copropriété ne pourra plus bénéficier de certains avantages.

Les alternatives

Si les copropriétaires estiment que le syndic bénévole ne remplit pas ses tâches de façon efficace, ils ont la possibilité de mettre en place des actions correctives. Les faits souvent reprochés aux syndics sont par exemple de la négligence dans les travaux de l'immeuble, négligence dans le recouvrement de charges de la copropriété.

Selon la gravité des manquements, le syndicat des copropriétaires a aussi la possibilité de changer de syndic. Il faudra indiquer cette révocation à l'ordre du jour. Le syndic dispose alors d'un mois pour remettre à son remplaçant les documents nécessaires.