Le rôle et les missions du syndic de copropriété

Syndic : tout comprendre sur son rôle au sein de la copropriété.

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Le syndic de copropriété est en charge de la gestion de l’immeuble, que ce soit de façon administrative, financière ou logistique. Le bon fonctionnement d’une copropriété repose donc en grande partie sur le syndic ! On vous explique ici ses missions plus en détail, ainsi que les recours à votre disposition si vous rencontrez un litige avec votre syndic.

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété est un organe essentiel à la copropriété : c’est lui qui est garant du bon état et du bon fonctionnement de la copropriété. Un syndic peut être une personne morale ou physique.

On distingue plusieurs types de syndics :

  • Le syndic professionnel : c’est la forme de syndic la plus courante. Les copropriétaires confient la gestion de leur immeuble à une société externe ou une agence immobilière. Attention, les honoraires peuvent être élevés !
  • Le syndic bénévole : un seul copropriétaire, désigné par le syndicat des copropriétaires lors d’une assemblée générale, endosse le rôle de syndic. Contrairement à ce que son nom suppose, le syndic bénévole peut toucher une compensation financière, mais cette dernière doit être accessoire. La copropriété fait ainsi des économies, mais les responsabilités sont nombreuses et les missions peuvent être chronophages pour une seule personne !
  • Le syndic coopératif : son fonctionnement est similaire à celui du syndic bénévole, à une différence près. Le rôle de syndic n’est pas assuré par une seule personne, mais par le syndicat des copropriétaires, représenté par le président du conseil syndical. Les rôles sont répartis selon les affinités de chacun, et il n’y a pas d’honoraires à verser.
  • Les néo-syndics : ce sont des syndics 100 % en ligne. Toute la gestion de l’immeuble est pilotée via une plateforme mise à disposition à la fois des copropriétaires et des professionnels s’occupant de la comptabilité ou des travaux par exemple.

Comme le mentionne la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriété doit obligatoirement nommer un syndic de copropriété, que ce soit une personne physique ou une personne morale. Il est donc impossible de faire partie d’une copropriété sans syndic !

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Quelles sont ses missions ?

Les missions du syndic de copropriété sont multiples, tout comme ses obligations envers les copropriétaires. Son rôle essentiel puisqu’il fait le relais entre le syndicat des copropriétaires et différents intervenants : artisans, agents d’entretien, ouvriers du bâtiment, etc.

Attention, le syndic gère tout ce qui est relatif aux parties communes de l’immeuble et à la vie de la copropriété ! En cas de problème dans votre logement ou dans vos parties privatives, vous devrez contacter directement votre bailleur si vous êtes locataire, ou un artisan si vous êtes propriétaire.

La gestion financière

En tout premier lieu, le syndic doit gérer tout ce qui a trait aux finances et à la comptabilité de la copropriété. Il doit par exemple :

  • Ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires (si la copropriété possède moins de 16 lots, ce n’est pas obligatoire). C’est sur ce compte que les copropriétaires verseront leurs parts des charges de copropriété ainsi que des appels de fonds ;
  • Établir un budget prévisionnel pour les charges de copropriété et le faire valider en assemblée générale ;
  • Faire approuver ses comptes à chaque fin d’exercice comptable ;
  • Gérer les appels de fonds pour les travaux ;
  • Collecter les charges de copropriété et les recouvrir en cas d’impayé de la part d’un copropriétaire ;
  • Tenir et mettre à jour la comptabilité via un grand livre de comptes et un livre journal ;
  • Payer les employés de la copropriété ;
  • Régler les factures des différents artisans ou fournisseurs.

La gestion administrative

Le syndic est en charge de toute l’administration de l’immeuble. C’est donc à lui de faire respecter le règlement de la copropriété par tous les habitants, et de veiller à ce que les décisions prises en assemblée générale soient appliquées.

C’est aussi au syndic de souscrire les différents contrats d’eau, de gaz ou d’électricité pour les parties communes.

Le syndic doit également immatriculer la copropriété au Registre National des Copropriétés, et faire une mise à jour chaque année avec les données financières des comptes annuels validés en assemblée générale.

En parlant d’assemblée générale, le syndic doit en convoquer au minimum une fois par an, pour faire voter le budget prévisionnel de la copropriété. Un courrier de convocation doit être envoyé avec l’ordre du jour à tous les copropriétaires, au minimum 21 jours avant la date prévue. À l’issue de cette assemblée, le syndic doit faire parvenir aux copropriétaires un procès-verbal reprenant toutes les décisions prises, dans un délai d’un mois maximum.

Enfin, le syndic est chargé de garder toutes les archives de la copropriété. Il peut faire appel à une société externe s’il le désire, mais ces frais ne pourront pas être répercutés sur la copropriété : ils seront entièrement à sa charge.

L’entretien de l’immeuble

Veiller au bon entretien et à la conservation de l’immeuble est également une des missions principales du syndic de copropriété. Son rôle est primordial, puisque c’est à lui d’organiser et de superviser les travaux d’entretien courants et les petites réparations de la copropriété.

C’est également au syndic de veiller à ce que les parties communes soient bien entretenues, en faisant appel à une société spécialisée dans le ménage d’immeuble par exemple.

Enfin, le syndic est en charge du bon fonctionnement des équipements communs, comme les ascenseurs, les portes sécurisées, le portail du garage souterrain ou la chaudière collective par exemple. En cas de problème au niveau de ces équipements, les copropriétaires doivent prévenir le syndic, qui s’occupera alors de faire intervenir un artisan.

Pour les travaux plus importants comme un ravalement de façade, un vote des copropriétaires en assemblée générale est nécessaire. Dans ce cas, le syndic devra mettre en œuvre les travaux selon les conditions définies lors du vote (choix du prestataire, budget alloué, etc.), suivre l’avancement du chantier et valider l’intégrité des travaux réalisés.

Le syndic a également l’obligation de remplir et de tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble, qui regroupe les informations de maintenance et les travaux effectués, et doit pouvoir le présenter aux copropriétaires à tout moment.

La gestion du personnel de la copropriété

Si la copropriété engage du personnel, comme un gardien, un jardinier ou un concierge par exemple, ces derniers sont légalement les employés du syndicat des copropriétaires. Cependant, pour des questions de gestion administrative, ils sont sous la responsabilité du syndic : c’est ce dernier qui leur fait passer des entretiens d’embauche et leur délivre les consignes assignées à leur poste par exemple.

En revanche, le syndic ne peut pas embaucher de personnel supplémentaire de son propre chef : chaque nouveau poste doit être voté et validé par le syndicat des copropriétaires en assemblée générale.

C’est également au syndic que revient la tâche d’éditer et d’envoyer les fiches de paie de chaque salarié de la copropriété, de rédiger les contrats de travail et de gérer les remplacements si l’un d’eux est absent pour cause de maladie, de vacances ou de congé maternité par exemple.

La mise à disposition des documents

Le syndic doit pouvoir transmettre certains documents administratifs aux copropriétaires sur simple demande de leur part. Si le syndic de copropriété ne respecte pas son obligation de réponse dans un délai d’un mois lorsqu’un copropriétaire lui demande un document, une pénalité de 15 € par jour de retard sera appliquée sur ses honoraires.

De plus, comme mentionné dans l’article 18 de la loi Alur, tous les syndics professionnels sont désormais dans l’obligation de fournir aux copropriétaires une plateforme extranet pour pouvoir consulter différents documents essentiels en ligne.

Cette obligation ne s’applique pas aux syndics bénévoles ou coopératifs.

Parmi ces documents, listés dans le décret ELAN du 23 mai 2019, on retrouve :

  • Le règlement de copropriété ;
  • Les procès-verbaux des dernières assemblées générales.
  • Le contrat de syndic ;
  • Le carnet d’entretien de l’immeuble mis à jour ;
  • Les diagnostics techniques des parties communes ;
  • Les avis d’appels de fonds.

Cet extranet doit être sécurisé et accessible grâce à des identifiants uniques. Chaque copropriétaire doit pouvoir consulter à tout moment le montant des charges attribué à son lot, sa participation au fonds de travaux ou encore les différents appels de fonds reçus.

Cependant, certaines informations — comme les relevés de compte du syndicat des copropriétaires, les bilans comptables ou la carte professionnelle du syndic par exemple — ne peuvent être consultées que par le conseil syndical.

Le devoir de conseil

Enfin, le syndic de copropriété a un devoir de conseil envers les copropriétaires : il se doit de les avertir en cas de prises de décisions qui vont à l’encontre de textes de loi, ou qui ne sont tout simplement pas dans l’intérêt de la copropriété.

En revanche, le syndic n’a en aucun cas le pouvoir d’influencer ou de refuser les décisions prises en assemblée générale par les copropriétaires.

Ce devoir de conseil est d’autant plus important pour les syndics professionnels, puisqu’ils sont censés être au fait de la réglementation en vigueur ainsi que des règles de vie de la copropriété.

En cas de manquement à ce devoir, le syndic engage sa responsabilité ! Si les syndics professionnels ont obligatoirement une assurance responsabilité civile pour se couvrir, ce n’est pas le cas pour les syndics gérés par les copropriétaires eux-mêmes.

Si vous souhaitez mettre en place ce type de syndic, il est donc fortement recommandé de souscrire une assurance copropriété qui inclut une garantie responsabilité civile pour le syndic bénévole.

En cas de litige avec son syndic

Si la majorité du temps, tout se passe bien, il peut arriver que vous rencontriez un problème avec votre syndic. Que ce soit à cause d’une mauvaise gestion, d’erreurs administratives ou d’un manquement à ses obligations en cas de sinistre, la responsabilité de votre syndic peut être mise en cause par le conseil syndical ou par un copropriétaire.

Le recours amiable

Quelle que soit la situation, il est toujours recommandé de chercher une conciliation à l’amiable pour éviter les frais de justice. Commencez donc par envoyer une lettre de mise en cause à votre syndic en lui exposant les faits, les actions à mener ainsi qu’un délai de réalisation raisonnable.

Envoyez toujours ce type de courrier en recommandé avec accusé de réception pour garder une trace de vos échanges et avoir une preuve de la date de réception de votre lettre par le syndic ! Ce dernier dispose de 8 jours pour vous répondre.

En parallèle, une médiation peut être tentée par l’intermédiaire du conseil syndical.

Le recours juridique

Si aucun recours à l’amiable n’est trouvé, ou si la médiation n’aboutit pas, il est alors possible d’engager une procédure juridique. Selon la nature ou le montant de votre litige, deux juridictions peuvent être saisies :

  • Le tribunal d’instance, pour les impayés de charges d’un montant compris entre 4000 € et 10 000 € ;
  • Le tribunal de grande instance, pour tous les litiges ayant trait à la répartition des charges de copropriété ou les impayés de charges supérieurs à 10 000 € par exemple.

Les copropriétaires peuvent décider de lancer une action collective, en passant par le syndicat des copropriétaires. Dans ce cas, les frais de justice seront partagés entre tous les copropriétaires.

Il est également possible de lancer une procédure individuelle : si leur contrat d’assurance le prévoit, les copropriétaires peuvent faire appel à leur protection juridique et demander une prise en charge des honoraires d’avocat si besoin.

Le changement de syndic en cours de mandat

En général, le mandat d’un syndic de copropriété est de 3 ans renouvelables. Cependant, si des fautes graves sont constatées, il est possible de révoquer ce mandat et de changer de syndic !

Attention toutefois, car seuls certains motifs sont recevables pour résilier un mandat de syndic avant son échéance :

  • Le syndic n’a pas respecté ses obligations en matière de sécurité ;
  • Le syndic n’a pas procédé au recouvrement des charges impayées, ce qui a porté préjudice aux autres copropriétaires ;
  • L’assemblée générale annuelle obligatoire n’a pas été convoquée ;
  • Le syndic ne fait pas respecter le règlement de la copropriété ;
  • Les travaux urgents n’ont pas été réalisés ;
  • Le carnet d’entretien n’est pas tenu à jour ;
  • Les décisions votées lors des assemblées générales ne sont pas mises à exécution.

À ces situations s’ajoutent également les cas de fraude ou de détournement de fonds de la part du syndic.

Si vous êtes dans un de ces cas de figure, voici la marche à suivre pour changer de syndic au plus vite :

  1. Envoyer un courrier en recommandé au syndic en lui demandant de convoquer une assemblée générale exceptionnelle, avec la révocation du contrat actuel et la nomination d’un nouveau syndic comme ordre du jour ;
  2. Voter la révocation du syndic actuel lors de l’AG, à la majorité absolue ou, si elle n’est pas atteinte, à la majorité simple ;
  3. Nommer un nouveau syndic.

Le syndic actuel ne peut pas refuser de convoquer une assemblée générale pour sa révocation : cela constitue également une faute grave !

Attention, car dès que la révocation du syndic actuel est votée, le contrat prend fin automatiquement : il est donc indispensable de nommer un nouveau syndic pendant cette même assemblée générale !

Voir aussi :

Fiche synthétique de copropriété : le guide complet
Les 16 meilleures façons de réduire ses charges de copropriété
L'assurance de copropriété est-elle obligatoire ?
La vente d'une partie commune en copropriété
Loi Elan : ce qui change pour les copropriétés
Que faire en cas de non respect des parties communes ?

Cet article a été confectionné avec beaucoup de soin et d’attention par nos experts afin de vous offrir un éclairage sur le monde de l’assurance. Néanmoins, celui-ci n’a pas vocation à se soustraire aux conseils de professionnels juridiques et immobiliers.