Moment clé dans la vie d'une copropriété, l'Assemblée Générale annuelle est l'occasion de réunir le syndic qu'il soit professionnel, bénévole ou coopératif et les copropriétaires pour faire le point sur l'année écoulée et préparer l'année à venir. Elle permet ainsi de débattre sur différents sujets afin de veiller aux intérêts de la copropriété et de ses copropriétaires. Vous vous posez des questions sur ses enjeux, son fonctionnement ou son déroulement ? Alors découvrez sans plus tarder notre guide complet sur l'assemblée générale de copropriété.
Qu'est ce que l'assemblée générale de copropriété ?
L'assemblée générale ou AG permet de réunir les copropriétaires afin de prendre les décisions importantes relevant de la copropriété notamment en ce qui concerne la gestion et l'entretien de l'immeuble.
C'est à cette occasion notamment que les copropriétaires en collaboration avec le syndic et le syndicat des copropriétaires :
- établissent le budget prévisionnel ;
- valident les comptes et les dépenses de l'année précédente ;
- désignent le syndic de copropriété ;
- élisent les membres du conseil syndical ;
- votent les travaux à réaliser pour l'année suivante.
Vous vous demandez si le conseil syndical est obligatoire en copropriété ou encore comment assurer une copropriété sans syndic professionnel ? Nos articles répondent à vos questions.
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Quand et où a-t-elle lieu ?
L'assemblée générale doit impérativement avoir lieu une fois par an. Elle doit normalement se tenir dans la commune où se situe la copropriété sauf si l'AG désigne un autre lieu. Dans ce cas, il convient d'en faire mention dans le règlement de copropriété.
L'assemblée générale ordinaire (AGO)
L'AG ordinaire a lieu chaque année dans les 6 mois suivant la clôture des comptes annuels. Chaque copropriétaire est convié individuellement à cette réunion annuelle. La présence de l'ensemble des copropriétaires est vivement recommandée.
L'assemblée générale extraordinaire (AGE)
Pour toute décision importante ou urgente, le syndic a la possibilité de convoquer une AGE. Cela peut être de sa propre initiative, sur demande du conseil syndical ou sur demande d'un ou plusieurs copropriétaires. En raison du caractère extraordinaire de cette réunion, le délai de convocation habituel de 21 jours peut être réduit. Voici les principaux motifs pouvant nécessiter une AGE :
- en cas de danger imminent pouvant mettre en jeu la sécurité des habitants de l'immeuble ;
- pour voter en seconde instance un projet n’ayant pas obtenu la majorité absolue lors d'une précédente délibération ;
- pour statuer sur un sujet spécifique mis à l'ordre du jour.
Attention, il est fréquent que le syndic facture la convocation d'une AGE en supplément. Pensez à vérifier le contrat au préalable.
Qui y participe ?
- Les copropriétaires ou leurs représentants (mandataires) ;
- le syndic de copropriété chargé d'assurer le secrétariat durant la séance ;
- le président du syndicat des copropriétaires ;
- un ou plusieurs scrutateurs désignés à la majorité simple au début de la séance (facultatif).
Des observateurs extérieurs (architecte, artisan, avocat, futur acquéreur) peuvent être admis à participer à une AG s'ils en font la demande et obtiennent l'accord des membres du conseil syndical.
Les locataires ne sont pas autorisés à participer à une réunion de l'AG à l'exception des associations de locataires affiliées à une organisation agréée. Ils n'ont dans tous les cas aucun droit de vote lors de la séance.
Qui peut voter ?
De façon générale, seuls les copropriétaires ou leurs représentants sont habilités à voter.
Dans le cas d'un couple de copropriétaires marié sous le régime de la communauté, seul un des deux partenaires est autorisé à voter même s'ils assistent ensemble à la réunion. Si le couple de copropriétaires est marié sous le régime de la séparation ou si l'un des deux est propriétaire d'un bien propre, seul le propriétaire du lot est autorisé à exercer son droit de vote.
Concernant un bien en indivision (partagé entre plusieurs personnes), il convient alors de désigner d'un commun accord une personne pour assister à la réunion et participer au vote lors de l'AG. En cas de désaccord sur la nomination du représentant, voici les règles qui s'appliquent :
- dans le cas d'un bien détenu entre usufruitier et nu-propriétaire : le nu-propriétaire exerce alors le rôle de représentant ;
- dans le cas d'un bien détenu en indivision : il revient au syndic ou au président du tribunal judiciaire saisi par l'un des propriétaires de choisir le représentant.
Comment y participer ?
La présence physique des copropriétaires ou de leurs mandataires est requise pour valider leur participation à l'AG (signature d'une feuille d'émargement).
Compte tenu du contexte sanitaire, il était possible d'assister à une réunion de l'Assemblée Générale du 2 juillet 2020 au 30 septembre 2021 par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique.
Attention, cette mesure dérogatoire liée au Covid n'est plus en vigueur depuis le 1er octobre 2021.
Cependant le vote par correspondance n'étant pas réservé aux périodes de Covid, il est toujours possible de voter avant l'AG à l'aide du formulaire prévu à cet effet.
L'ordre du jour
L'ordre du jour est un document qui liste les points qui feront l'objet d'un vote ou d'une discussion en séance en fonction des projets de travaux et des problèmes qui ont pu survenir au sein de la copropriété. Une fois rédigé, l'ordre du jour doit être envoyé aux copropriétaires en même temps que la convocation. Il convient de joindre également à l'ordre du jour tout document complémentaire pouvant faciliter la prise de décision sur les points évoqués.
Tout copropriétaire peut demander l'ajout d'un point à l'ordre du jour. Cette demande doit être envoyée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception avant l'envoi des convocations.
Qui fixe les points à l'ordre du jour ?
Le syndic élabore l'ordre du jour en collaboration avec le conseil syndical.
Jusqu'à quand peut-on modifier l'ordre du jour ?
L'ordre du jour ne peut plus être modifié après l'envoi des convocations. Cela signifie qu'il n'est pas possible de traiter une question non mentionnée à l'ordre du jour lors de la séance. Elle peut cependant être discutée en fin de réunion sans faire l'objet d'une quelconque prise de décision.
La convocation à l'AG
Qui peut convoquer l'AG ?
En règle générale, il appartient au syndic de convoquer l'assemblée générale dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable de l'année précédente. En cas de manquement à cette obligation, une demande de convocation à une AG peut être réalisée par :
- le président du conseil syndical ;
- un copropriétaire ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires).
Il convient de formaliser cette demande par lettre recommandée avec accusé de réception. Vous pouvez vous aider de ce modèle pour la rédiger.
Signalons qu'il est également possible pour tout copropriétaire de demander au syndic de convoquer une AG extraordinaire à ses frais. Celui-ci doit alors formuler l'objet de cette demande en indiquant les questions à mentionner à l'ordre du jour. Chacune des questions doit être accompagnée d'un projet de résolution. Le syndic dispose alors d'un délai de 15 jours pour notifier au copropriétaire le montant des frais prévisionnels ainsi que ses honoraires. Suite au paiement de ces frais, le syndic est tenu de convoquer une AG sous 45 jours.
Dans le cas où la demande de convocation d'une AG émane de plusieurs copropriétaires, ceux-ci doivent alors indiquer avec précision la répartition des frais et des honoraires. Le cas échéant, une répartition des frais à parts égales est effectuée.
Quelles sont les obligations du syndic envers les copropriétaires ? Faisons le point dans cet article.
Que contient la convocation ?
La convocation à l'AG doit notamment mentionner les éléments suivants :
- le lieu, la date et l'heure de la réunion ;
- l'ordre du jour précisant les questions devant être débattues et soumises à délibération pendant la séance ;
- les documents nécessaires pour la prise de décision : devis et projets de contrats pour les travaux à voter, contrat du syndic, factures, etc.
- les modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété ;
- les annexes comptables ;
- le formulaire de vote par correspondance respectant un modèle type.
A qui doit-elle être envoyée ?
La convocation à l'Assemblée Générale doit être envoyée à tous les copropriétaires. À défaut, un copropriétaire non convoqué a la possibilité de demander la nullité de l'AG et ce même s'il était présent à la réunion. Le syndic doit donc redoubler de vigilance lors de l'envoi des convocations notamment quand :
- le lot est en indivision ou en usufruit (envoi d'une convocation à tous les titulaires) ;
- le lot appartient à un couple marié sous le régime de la communauté (convocation à adresser à "Monsieur, Madame") ;
- le lot appartient à un couple marié sous le régime de la séparation de biens (convocation à adresser au seul propriétaire du bien) ;
- le lot appartient à une SCI (convocation à adresser au représentant légal en exercice).
Comment doit-elle être envoyée ?
Pour être recevable, la convocation doit être formalisée par écrit et transmise :
- par courrier recommandé avec accusé de réception ;
- par lettre recommandée électronique (avec l'accord du copropriétaire) ;
- ou en main propre contre signature.
Sous quels délais ?
La convocation doit impérativement être envoyée aux propriétaires au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée générale.
Se faire représenter
Lorsqu'un copropriétaire ne peut être présent lors d'une Assemblée Générale, il peut se faire représenter par une personne de son choix (copropriétaire ou non de l'immeuble). Le syndic est d'ailleurs tenu de joindre un formulaire de pouvoir également appelé "mandat" avec la convocation à l'AG. Le copropriétaire doit alors compléter le document et l'expédier en lettre simple ou le remettre en main propre à son mandataire avant l'AG. Il est également possible de transmettre le formulaire par mail au syndic de copropriété.
Depuis la loi Elan du 23 novembre 2018, le mandataire d'un copropriétaire ne peut être une personne appartenant à l'entourage du syndic qu'il s'agisse d'un syndic professionnel ou d'un syndic bénévole. Cela inclut donc :
- le syndic lui-même ;
- le conjoint, le partenaire de PACS ou le concubin du syndic ;
- les membres de la famille du syndic ou de son conjoint ;
- les préposés du syndic (employés par exemple) ;
- la famille proche des préposés du syndic.
De façon générale, un mandataire ne peut détenir plus de trois pouvoirs. Toutefois, ces pouvoirs peuvent être élargis tant qu'ils n'excèdent pas 10 % des votes au total. Attention, le vote du représentant compte également dans le pourcentage de vote s'il est lui-même copropriétaire.
Lorsqu'il confie ses pouvoirs à un mandataire, le copropriétaire peut également lui assigner des consignes de vote pour chaque résolution à l'ordre du jour. Pour ce faire, il convient de remettre un document spécifique au syndic en début de séance.
Attention, le syndic n'est pas autorisé à contester un vote du mandataire même si celui-ci ne correspond pas aux consignes du mandant.
Dans le cas où un copropriétaire n'a trouvé personne à désigner, il peut toujours opter pour le pouvoir blanc qui consiste à confier son pouvoir entre les mains du syndic. Celui-ci ne pouvant être lui-même mandataire, cette tâche revient généralement au président du conseil syndical ou à l'un des conseillers syndicaux.
Modèle de lettre
[Prénom, Nom]
[Adresse]
[Numéro de téléphone]
[Nom du syndic]
[Adresse]
Lettre de procuration
[Lettre recommandée avec avis de réception au syndic]
Madame, Monsieur,
Copropriétaire de l’immeuble situé [lieu], j’accuse réception de la convocation à la prochaine assemblée générale de copropriété, qui se tiendra le [date].
Ne pouvant y être présent(e), représentant (…) millièmes, je souhaite donner mandat à M./Mme [indiquez les nom et prénom], demeurant à [indiquez l’adresse] pour me représenter à l’assemblée générale.
Vous remerciant d’en prendre bonne note, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Le déroulement
La signature de la feuille de présence
Au début de l'AG, chaque copropriétaire émarge la feuille de présence. Les mandataires sont également tenus de signer la feuille de présence pour le compte du ou des copropriétaires qu'ils représentent. Ainsi, cela permet de comptabiliser le nombre de présents et de représentés.
Lors de la tenue d'une assemblée, on entend souvent parler de quorum. Il s'agit du nombre minimum de votants (présents et représentés) requis pour valider une décision.
Le cas du quorum en assemblée générale de copropriété
De façon générale, la règle du quorum ne s'applique pas en assemblée générale de copropriété. En effet, il est rare que l'ensemble des copropriétaires soit présent lors de l'AG annuelle. Pour cette raison, les décisions sont validées en fonction du nombre de voix plutôt qu'en fonction du nombre de participants. En outre, le nombre de voix varie en fonction de la quote-part que possède chaque copropriétaire. Cette quote-part exprimée en tantièmes représente un pourcentage de la copropriété calculé selon la surface du ou des biens détenus par le copropriétaire. De fait, cela s'avère d'autant plus difficile d'instaurer le quorum pour les copropriétés.
Toutefois, en cas de vote à la majorité absolue ou à la double majorité, il faudra veiller à ce que le nombre minimum de copropriétaires présents soit respecté pour qu'il soit validé.
La désignation du président de séance et des scrutateurs
Avant le début de la réunion, les copropriétaires ou leurs mandataires désignent un président de séance et éventuellement des scrutateurs via un vote à la majorité simple. Un copropriétaire peut tout à fait présider la séance mais bien souvent cette fonction est assurée par le président du conseil syndical.
Le syndic, l'entourage ou les préposés du syndic n'ont pas le droit d'assurer la présidence de la séance conformément à l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965.
La désignation du conseil syndical
Dans le cas où le mandat du conseil syndical arrive à son terme, il convient de procéder à une élection pour désigner les nouveaux membres. Les conseillers syndicaux sont élus par les copropriétaires à la majorité absolue pour une durée de 3 ans. La législation n'impose pas un nombre de sièges précis mais il est toutefois conseillé d'élire au moins trois membres ainsi que des suppléants.
Le quitus au syndic de copropriété
L'assemblée générale annuelle est également l'occasion de donner quitus au syndic de copropriété, c'est-à-dire de valider officiellement sa bonne gestion de l'immeuble suite à l'année écoulée. Cette résolution qui diffère de l'approbation des comptes consiste en un vote des copropriétaires (présents et représentés) à la majorité simple. Bien que non obligatoire, elle est presque toujours inscrite à l'ordre du jour et permet de reconnaître la qualité du travail réalisée par le syndic.
Le vote des copropriétaires
Le vote doit être réalisé par écrit ou à main levée afin de comptabiliser plus facilement les voix. Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix en fonction du nombre de tantièmes correspondant à leur(s) lot(s). Pour ce faire, ils doivent justifier des lots leur appartenant en présentant un titre de propriété.
Si le changement de syndic est à l'ordre du jour
Si le mandat du syndic arrive à son terme, il est alors nécessaire de mettre à l'ordre du jour le renouvellement du mandat du syndic en place et la nomination d'un nouveau syndic. Les projets de contrat de syndic soumis par le syndicat des copropriétaires doivent être annexés à l'ordre du jour.
Tout ce qu'il faut savoir pour changer de syndic se trouve dans cet article complet rédigé par nos équipes expertes.
Les règles de majorité
La majorité simple : article 24
Les décisions relatives à l'entretien courant de la copropriété sont prises à la majorité simple de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Dans ce cas de figure, on ne comptabilise que les votes des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Une liste non exhaustive de ces décisions est définie par la législation.
La majorité absolue : article 25
Pour des décisions plus impactantes telles que :
- la désignation et la révocation du syndic de copropriété ;
- l'élection des membres du conseil syndical ;
- des travaux de transformation ou d'amélioration de l'immeuble.
Il convient de procéder à un vote à la majorité absolue de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Cela signifie que l'intégralité des voix exprimées par les copropriétaires sont comptabilisées qu'ils soient présents, représentés ou absents lors de l'AG.
La double majorité : article 26
Certaines décisions importantes nécessitent un vote à la double majorité de l'article 26 de la loi du 10 juillet 1965. Cela concerne par exemple l'aménagement des parties communes (création d'un local à vélos, installation d'un ascenseur…) ou une modification du règlement de copropriété affectant l'usage et la jouissance des parties communes. Pour qu'une résolution soit adoptée, il faut que la totalité des votes représente au moins deux tiers des voix exprimées par l'ensemble des copropriétaires présents ou non à l'assemblée.
L'unanimité
Les décisions qui doivent être prises à l'unanimité de l'article 26 concernent majoritairement :
- la modification de l'usage des parties privatives ;
- la suppression d'un élément d'équipement commun ;
- la « modification des stipulations du règlement de copropriété relatives à la destination de l'immeuble ».
Le procès verbal d'assemblée générale (PV d'AG)
Qui rédige le PV d'AG ?
Le syndic est chargé d'établir le procès-verbal relatif aux décisions prises lors de l'Assemblée Générale.
Que contient-il ?
Le PV doit mentionner les informations suivantes :
- le résultat des votes pour chaque point inscrit à l'ordre du jour de l'AG ;
- le nombre de voix et le nom des copropriétaires qui se sont opposés à la décision ainsi que ceux qui se sont abstenus ;
- les éventuels incidents techniques n'ayant pas permis de comptabiliser le vote d'un copropriétaire dans le cas d'une visioconférence ou audioconférence ;
- l'indication du mandat de vote distribué par le conseil syndical ou le président de séance dans le cas d'un copropriétaire n'ayant pas désigné de mandataire.
Le procès-verbal doit être accompagné de la feuille de présence de l'AG.
Qui le signe ?
Le procès-verbal doit être émargé en fin de séance par le président de séance de l'AG, le secrétaire et les éventuels scrutateurs. Il est également possible de signer le PV rétrospectivement (au plus tard dans les 8 jours suivant l'assemblée générale).
La diffusion du PV d’AG
Le syndic doit adresser le procès-verbal dans un délai d'un mois après la tenue de l'AG par :
- lettre recommandée ou mail avec accusé de réception aux copropriétaires opposants ou défaillants (absents ou non représentés) ;
- lettre simple pour les autres copropriétaires.
La communication des décisions aux occupants de la copropriété
Les décisions relatives aux conditions d'occupation de l'immeuble découlant de l'assemblée générale doivent être affichées dans les parties communes de l'immeuble. Cela permet de diffuser ces informations à l'ensemble de la copropriété notamment aux locataires.
Contester une décision prise en AG
Il convient de préciser qu'une décision prise en Assemblée Générale ne peut être contestée que par un copropriétaire opposant ou défaillant. Une décision peut être contestée sans motif particulier. Il suffit juste d'apporter la preuve d'une irrégularité non conforme à la loi, que celle-ci concerne le fond ou la forme.
Le copropriétaire qui souhaite contester une décision dispose d'un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal d'AG pour saisir le tribunal. Le recours doit être exercé contre le syndicat des copropriétaires. Après examen du tribunal, deux issues sont possibles :
- le tribunal statue en faveur du copropriétaire en annulant la décision. Il peut également accorder au plaignant des dommages et intérêts.
- le tribunal rejette la demande du copropriétaire. Il peut alors éventuellement le condamner à des dommages et intérêts s'il considère que sa demande n'était pas justifiée.
En cas de vente du bien
Si une AG est programmée entre la signature du compromis de vente et la signature de l'acte authentique, le vendeur a la possibilité de se faire représenter par l'acquéreur. Pour cela , il doit alors transmettre à l'acheteur du ou des lot (s) les pièces suivantes au minimum cinq jours avant la tenue de l'assemblée générale :
- la convocation préalablement reçue mentionnant la date et le lieu de l'AG ;
- l'ordre du jour indiquant les points qui seront abordés lors de la réunion ;
- le formulaire de pouvoir complété par le vendeur désignant le nouvel acquéreur comme représentant.
Par mesure de précaution, il est recommandé d'envoyer ces documents à l'acheteur par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette procédure implique que le nouveau copropriétaire devra s'acquitter des frais relatifs aux travaux votés à l'occasion de l'AG.
Afin d'éviter toute contestation future, il est important que le rédacteur du compromis de vente fasse apparaître expressément cette clause de représentation sur le document.
Voir aussi :
