Comment créer un syndic bénévole

Si vous êtes déjà copropriétaire, le terme de syndic de copropriété ne vous est certainement pas inconnu. Le syndic est tout simplement responsable de la bonne tenue et du bon fonctionnement d’une copropriété. C’est donc lui qui se charge d’engager des ouvriers pour réaliser des travaux, ou de l’entretien des parties communes par exemple.

Avant de parler plus précisément du syndic bénévole, sachez que selon la loi de 1965, la nomination d’un syndic de copropriété est obligatoire, quelle que soit sa forme. La majorité des copropriétés choisissent un syndic professionnel, mais il est possible de faire autrement !

Pour réduire vos charges de copropriété, et notamment si vous faites partie d’une petite copropriété (moins d’une dizaine de lots), vous pouvez également vous tourner vers un syndic non professionnel : un syndic coopératif, ou un syndic bénévole !

Dans le cas d’un syndic bénévole, un seul copropriétaire fait office de syndic. C’est donc lui seul qui devra gérer l’administratif de la copropriété, établir un budget prévisionnel pour les charges, convoquer les assemblées générales ou encore veiller à la bonne tenue des travaux prévus.

Si choisir un syndic bénévole est un bon moyen de faire des économies et de gérer le quotidien de la copropriété en interne et plus rapidement qu’avec un syndic professionnel, certains points importants doivent être pris en compte !

Qui peut devenir syndic bénévole ?

Selon la loi Alur, n’importe quel copropriétaire peut prétendre au rôle de syndic bénévole. Il suffit simplement d’être propriétaire d’un lot au sein de la copropriété (appartement, cave ou même une place de parking), et d’être élu par les autres copropriétaires lors d’une assemblée générale, à la majorité absolue.

Bien avoir conscience de ses responsabilités

Être syndic bénévole est une grande responsabilité, car le bon fonctionnement de la copropriété dépend en totalité d’une seule personne. Pour être syndic bénévole, il est donc fortement recommandé d’avoir de solides connaissances juridiques et comptables !

Prenez également en compte le fait que c’est une activité qui requiert une grande disponibilité et peut être chronophage. De plus, elle est — comme son nom l’indique — bénévole : une petite rémunération peut être perçue, mais elle doit être anecdotique et est soumise à l’impôt sur le revenu.

Pour devenir syndic bénévole, un copropriétaire doit être élu lors d’une assemblée générale de copropriété et le vote doit se faire à la majorité absolue (la moitié des voix des copropriétaires, plus une).

Si la mise en place du syndic bénévole fait suite à la décision de changer de syndic à la fin du mandat du syndic professionnel actuel, elle devra se faire lors de l’assemblée générale annuelle.

Pour ce faire, vous devrez envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception à votre syndic en lui demandant de mettre l’élection d’un syndic bénévole à l’ordre du jour. Vous devrez également préciser la durée du futur mandat, ainsi que fournir un modèle de contrat.

L’élection d’un syndic bénévole doit se faire dans un endroit neutre (donc pas dans les locaux du syndic actuel), et un secrétaire de séance doit être désigné en amont pour rédiger le procès-verbal de l’AG.

Si vous n’êtes pas satisfait ou que vous rencontrez des problèmes avec votre syndic actuel et que vous souhaitez mettre en place un syndic bénévole, il est possible de le révoquer sans attendre la fin de son mandat. Cette révocation doit cependant impérativement faire suite à une faute grave d’inexécution, comme par exemple :

• Une faute de gestion (carnet d’entretien non mis à jour, travaux non commandés) ou une faute grave (détournement de fonds) ;
• Le règlement de copropriété n’est pas respecté ;
• Les assemblées générales annuelles ne sont pas tenues ;
• Les impayés ne sont pas recouverts ;
• Les décisions prises lors des AG ne sont pas exécutées.

Dans ce cas, une assemblée générale exceptionnelle peut être convoquée pour l’occasion, avec la révocation du syndic actuel et la nomination d’un nouveau syndic bénévole comme ordre du jour. Le vote doit également se faire à la majorité absolue, et le contrat du syndic actuel prendra fin immédiatement : le syndic bénévole devra alors être élu dans la foulée !

Le mandat d’un syndic bénévole est généralement d’un an (trois ans maximum), renouvelable indéfiniment. Toutefois, un syndic bénévole peut décider de mettre fin à ses fonctions en démissionnant, avec ou sans préavis, et annoncer sa décision lors d’une assemblée générale qu’il aura convoquée. Un nouveau syndic devra alors être nommé pendant cette même assemblée.

Une fois élu, le syndic bénévole a plusieurs missions et tâches administratives à accomplir dans les plus brefs délais :

• Ouvrir un compte bancaire pour le compte du syndicat des copropriétaires, afin de percevoir les charges de copropriété. Le fonds de travaux doit également être perçu sur un compte séparé ;
• Effectuer une reprise des comptes de la copropriété ;
• Récupérer les archives de la copropriété auprès de l’ancien syndic dans un délai de trois mois maximum ;
• Immatriculer la copropriété si cela n’a pas été fait ;
• Mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année ;
• Souscrire une assurance responsabilité civile : ce n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé ;
• Mettre à jour le carnet d’entretien de la copropriété en cas de travaux ;
• S’assurer que le règlement de la copropriété est bien respecté par tous les habitants.

Être syndic bénévole représente une charge de travail conséquente, mais sachez qu’il est possible de faire appel à un comptable ou une société externe pour être aidé dans la gestion administrative. Les frais seront alors partagés entre tous les copropriétaires.

Comme mentionné dans l’article L711-1 du Code de la construction et de l’habitat, il est obligatoire d’immatriculer une copropriété au registre national de l’ANAH. Que la copropriété en question soit gérée par un syndic professionnel ou un syndic bénévole, la marche à suivre est la même :

1. S’inscrire sur le site du registre des copropriétés ;
2. Renseigner les informations du syndic : identité, adresse, date de l’élection en AG, etc. ;
3. Identifier la copropriété : nombre de lot, usage, parking, adresse, etc. ;
4. Indiquer les procédures administratives ou judiciaires en cours le cas échéant ;
5. Remplir les données financières de la copropriété : budget prévisionnel, exercice comptable, provisions pour travaux, dettes ;
6. Fournir les diagnostics techniques de la copropriété, son étiquette énergétique et indiquer le type de chauffage.

Cette immatriculation permet à l’État d’avoir un panorama de l’état des copropriétés en France, mais également d’obtenir une fiche synthétique de la copropriété qui doit être mise à jour chaque année.

Contrairement à un syndic professionnel, le syndic bénévole n’a pas l’obligation de posséder une carte professionnelle ou de souscrire une assurance responsabilité civile.

Cependant, en cas de faute ou de manquement à ses obligations, le syndic bénévole peut être tenu pour responsable des dommages causés à la copropriété ou aux autres copropriétaires ! Une assurance responsabilité civile syndic bénévole est donc fortement recommandée pour être couvert dans le cadre de vos fonctions.

Le coût de cette assurance doit être pris en charge par l’ensemble des copropriétaires, et non uniquement par le syndic bénévole. En moyenne, un contrat de ce type est peu coûteux : selon les garanties souscrites, comptez entre 100 € et 150 € par an.

En revanche, l’assurance copropriété est, quant à elle, obligatoire ! Le contrat doit comporter à minima une garantie responsabilité civile pour couvrir la copropriété en cas de sinistre ayant pour origine les parties communes de l’immeuble.

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