Immatriculer une copropriété gérée par un syndic bénévole

Comment immatriculer une copropriété gérée par un syndic bénévole

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Vous assurez des fonctions de syndic bénévole dans votre copropriété ? Savez-vous que vous avez l’obligation de l’immatriculer au sein du registre national des copropriétés ? Créé dans le but de prévenir les dysfonctionnements et éviter certains abus, l’inscription à ce registre se fait en ligne.

Comment immatriculer une copropriété gérée par un syndic bénévole ?

Au même titre que le syndic de copropriété a l’obligation de tenir à jour une fiche synthétique d’identification de la copropriété, l’inscription en ligne d’une copropriété sur le registre national est obligatoire. Cela a pour vocation de remettre des données statistiques qui participent à la connaissance du parc privé des logements collectifs.

Grâce à ce registre, vous pouvez notamment bénéficier d’aides publiques, comme MaPrimeRénov’ et vous informer sur l’état de santé d’une copropriété.

Depuis le 1er juillet 2017, les données d’identification des copropriétés immatriculées sont rendues publiques et peuvent être consultées sur le site de l’ANAH.

Qui doit s'en charger ?

L’immatriculation d’une copropriété est effectuée par le représentant légal du syndic bénévole. Il suffit de se rendre sur le portail dédié de l’ANAH (Agence nationale pour l’amélioration de l’habitat) pour enregistrer la copropriété en quelques clics.

N’oubliez donc pas, dès la création de votre syndic bénévole d’effectuer cette démarche !

Il s’agit ici d’une des obligations du syndic envers les copropriétaires.

L’immatriculation d’une copropriété gérée par un syndic bénévole est entièrement sécurisée et totalement gratuite.

La marche à suivre

Etape 1 :

Rendez-vous sur le portail dédié de l’ANAH puis dans la partie “Immatriculer une copropriété” et créez un compte à l’aide d’une adresse électronique et d’un mot de passe.

En tant que représentant légal du syndic des copropriétaires, vous devez saisir certains éléments obligatoires sur votre identité :

  • civilité, nom et prénom ;
  • adresse électronique ;
  • adresse postale ;
  • numéro de téléphone.

Etape 2 :

Le registre d’immatriculation vous adresse ensuite un e-mail de définition de votre mot de passe complété par l’envoi, par courrier postal uniquement, d’un code d’activation.

Etape 3 :

Vous devez ensuite transmettre le contrat de syndic ou le procès-verbal d’assemblée générale de la copropriété qui valide votre statut de représentant légal de la copropriété

Vous avez la possibilité de transmettre ces éléments depuis le site sous forme de document électronique.

Etape 4 :

Vous allez ensuite compléter le formulaire avec les éléments suivants :

Identité de la copropriété :

  • nom, adresse postale ;
  • références cadastrale, nombre et nature des lots de la copropriété ;
  • statut juridique du syndicat des copropriétaires ;
  • date du règlement de la copropriété.

Procédures éventuellement en cours :

Vous devez déclarer toute procédure à l’encontre du syndicat telle qu’une procédure judiciaire :

  • nomination d’un mandataire ;
  • nomination d’un administrateur ;
  • procédure en cours de reconnaissance en carence du syndicat.

Toute procédure administrative doit également être signalée si le syndicat fait l’objet d’un arrêté au titre du code de la santé publique ou du code de la construction et de l’habitation, concernant la suspension ou l’annulation de travaux dans les parties communes.

Données financières de la copropriété :

Vous allez indiquer dans cette partie :

  • la date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de la copropriété ;
  • la date de l’exercice comptable (début et fin).

Les copropriétés de moins de 10 lots et ayant un budget prévisionnel inférieur à 15 000 euros ne sont pas tenus de déclarer le nombre et les impayés des copropriétaires.

Renseignements sur l’immeuble de la copropriété :

Le rôle et la mission du syndic de copropriété bénévole ou non comprend également :

  • nombre de bâtiments et leur date de construction ;
  • bilan énergétique (étiquette énergétique) ;
  • mode de chauffage ;
  • présence d’ascenseurs et leur nombre.

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Combien ça coûte ?

L’immatriculation obligatoire de la copropriété et de son syndic bénévole est gratuite.

Le syndic peut se réserver le droit de demander des honoraires spéciaux pour cette prestation du fait du temps passé. Ceux-ci n’entrent généralement pas dans le forfait de gestion courante de la copropriété. Néanmoins, la mise à jour annuelle des éléments ne fait pas l’objet d’une facturation complémentaire car comprise dans le forfait de gestion.

L’actualisation annuelle des données

Vous compléterez et actualiserez chaque année certains éléments comme :

  • le montant des charges de copropriété pour les opérations courantes et travaux ;
  • le montant des charges des opérations exceptionnelles ;
  • le nombre et montant des impayés des copropriétaires ;
  • le montant du fond des travaux.

Vous indiquerez également le nombre d’employés du syndicat des copropriétaires.

Que se passe-t-il en cas d'absence d'immatriculation ou de mise à jour des données ?

L’immatriculation d’une copropriété est obligatoire ainsi que la mise à jour annuelle de ses données. En cas de non-respect, tant de l’immatriculation que de la mise à jour annuelle, l’ANAH va, dans un premier temps, vous adresser une mise en demeure où vous vous verrez signifier le délai d’un mois pour régulariser votre situation.

Passé ce délai, vous pouvez être condamné à régler une astreinte jusqu’à 20 euros par lot et par semaine de retard.

En cas d’absence d’immatriculation de la copropriété par le syndic bénévole, ce dernier peut ne plus pouvoir bénéficier d’aides et de subventions de l’État, des collectivités territoriales et autres établissements publics.

Voir aussi :

Les obligations du syndic en cas de sinistre
Les tantièmes de copropriété : définition et calcul
Syndic coopératif : fonctionnement, avantages et inconvénients
ASL : l'Association Syndicale Libre pour les lotissements
6 questions pour comprendre ce qu’est un syndic de copropriété professionnel
Changer de syndic : mode d'emploi

Cet article a été confectionné avec beaucoup de soin et d’attention par nos experts afin de vous offrir un éclairage sur le monde de l’assurance. Néanmoins, celui-ci n’a pas vocation à se soustraire aux conseils de professionnels juridiques et immobiliers.