Les obligations du syndic en matière de sécurité
Le rôle du syndic en matière de sécurité de la copropriété : obligations, missions, entretien et responsabilités.
Par Luko
L'ASL ou Association syndicale libre est l'entité gestionnaire des espaces communs dans un lotissement. Sa création est obligatoire dans tout lotissement neuf avec espace partagé. Tous les propriétaires possédant un bien immobilier dans le lotissement en font partie. Suivez notre guide pour comprendre comment fonctionne une ASL et quelles sont ses prérogatives.
Définition de l'ASL
L'association syndicale libre ne concerne que les lotissements, soit la division d'un terrain en plusieurs lots. Même si elle possède le même objet que la copropriété horizontale : c'est-à-dire gérer des biens communs à toutes les personnes y possédant une maison, comme par exemple un jardin collectif, une piscine à l'usage de tous ou encore une aire de jeux pour enfants. L'ASL remplace le syndic de copropriété ou de copropriétaires traditionnel, même si la gestion d'une ASL peut être confiée à un syndic professionnel, à condition que les statuts de l'association le prévoient.
Il y a très peu de différence entre une AFUL (Association Foncière Urbaine Libre) et une ASL. Si ce n'est que l'AFUL est soumise à certaines dispositions du Code de l'Urbanisme. Elle est généralement adaptée à la gestion d'ensembles plus complexes qu'un lotissement, qui mêlent, par exemple, ensembles d'habitation sous le régime de la copropriété et locaux à vocation commerciale.
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Un fonctionnement qui est régi par les statuts
Le rôle des statuts
Les statuts jouent un rôle fondamental dans le fonctionnement d'une ASL, contrairement à celui d'un syndic classique qui est surtout régi par la loi. Principal élément de ces statuts ? L'ASL doit se donner une mission : soit celle de gérer les espaces communs (y compris l'engagement de travaux nécessaires), de répartir les dépenses entre l'ensemble des membres de l'association et de procéder à leur recouvrement.
C'est à un notaire ou à un avocat qu'est en général confiée la rédaction des statuts par le lotisseur. En effet, ces derniers doivent être en conformité avec les lois instituant les ASL et notamment l'ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004 relative aux associations syndicales de propriétaires. Même chose en cas de modification ou de mise à jour de ces mêmes statuts.
La mise en conformité des statuts
La mise en conformité des statuts de l'ASL est une démarche obligatoire. Par ce processus, l'ASL acquiert le statut de personne morale et peut notamment effectuer des actions en justice à ce titre. Par exemple pour recouvrir des créances auprès de membres n'ayant pas satisfait à leurs obligations.
La mise en conformité des statuts de l'ASL s'effectue par leur dépôt en double exemplaire en préfecture. A ces documents s'ajoutent le plan parcellaire et les désignations cadastrales du lotissement. Un extrait des statuts est publié gratuitement au Journal Officiel des Associations et Fondations d'entreprise (JOAFE).
Les risques en cas de non conformité des statuts
La non conformité des statuts d'une ASL n'emporte pas de sanctions judiciaires ni d'amendes. Toutefois, la non conformité va empêcher l'ASL d'intenter des actions en justice, même si l'entité conserve sa personnalité morale. En outre, les colotis (donc membres de l'ASL) peuvent contester devant un tribunal judiciaire, toute décision prise en assemblée générale et ce dans les cinq ans suivants la date à laquelle elle s'est tenue. La conformité est donc fondamentale pour la bonne marche de l'ASL.
Les objets de l'ASL
Les objets de l'ASL peuvent être assez nombreux :
- gérer les équipements et espaces communs comme des éléments de voirie à l'intérieur du lotissement ou des espaces récréatifs par exemple ;
- constituer le budget, engager les dépenses et percevoir les charges afférentes ;
- vérifier que le cahier des charges est bien respecté au sein du lotissement ;
- réaliser les travaux et ouvrages qui lui incombent ;
- organiser des assemblées générales et y faire voter les décisions concernant la vie de la collectivité ;
- l'ASL peut aussi avoir pour mission de prévenir les risques naturels ou sanitaires, les pollutions ou les nuisances. Ainsi que d'aménager ou d'entretenir des cours d'eau, lacs et plans d'eaux s'ils sont situés sur le ressort du lotissement.
Les différents organes de l'ASL
L'ASL est constituée de plusieurs organes : l'assemblée générale, le comité syndical, le président, le directeur et le bureau (qui n'est toutefois pas obligatoire).
L'assemblée générale des colotis
L'assemblée générale des colotis - ou assemblée des propriétaires - qui se réunit en assemblée générale pour des motifs fondamentaux comme, par exemple, l'engagement de travaux dans le lotissement, la définition du montant maximal des emprunts pouvant être contractés par l'ASL ou encore une modification dans les statuts. C'est aussi elle qui élit les membres du syndicat et leurs suppléants.
Les statuts régissent le fonctionnement de cette assemblée. Ils fixent notamment les modalités de convocation et de réunion, leur périodicité ou encore le quorum nécessaire pour la validité des décisions.
Le comité syndical ou syndicat
Ce comité syndical, ou syndicat, est élu par l'assemblée générale des propriétaires. Les conditions d'élection et d'éligibilité sont fixées dans les statuts de l'ASL. Les membres font obligatoirement partie de l'assemblée générale des colotis.
Le président
L'élection du président de l'ASL est organisée par les statuts. Il est élu par le comité syndical et seul l'un de ses membres peut accéder à la fonction. Si le président manque à ses obligations - telles que précisées dans les statuts - il peut être révoqué. Un vice-président est également élu pour le remplacer s'il est absent ou empêché d'exercer sa fonction pour quelque raison que ce soit.
Ses fonctions sont multiples :
- Il convoque les réunions et l'assemblée générale des colotis et du syndicat et les préside ;
- Il est le représentant légal de l'ASL ;
- Il établit un rapport sur l'activité de l'ASL et sa situation financière.
Le directeur
Le directeur est nommé par le président qui peut lui confier certaines de ses missions. Elles sont précisées dans les statuts. La désignation d'un directeur n'est pas obligatoire en ASL, l'ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004 relative aux associations syndicales de propriétaires précise que le président peut déléguer certaines de ses attributions à un directeur nommé par lui et placé sous son autorité.
Nommer un directeur peut être pertinent dans un lotissement conséquent avec des besoins de gestion forts. Ou dans le cas où le président possède de nombreuses occupations pouvant l'empêcher d'être présent autant que nécessaire.
Le bureau
Le bureau n'est pas une entité obligatoire en ASL. Le cas échéant, elle se compose du président et du vice-président de l'ASL, d'un secrétaire et d'un trésorier. Cette structure est le plus souvent élue, conformément à ce qui est prévu dans les statuts.
Que faire en cas de démission d'un membre ?
Tout membre élu (président, vice-président, membre du comité syndical ou du bureau) a le droit de démissionner sans avoir besoin de fournir un motif légitime. Les démarches à respecter sont obligatoirement précisées dans les statuts de l'ASL. Le plus souvent le démissionnaire doit faire part de sa décision aux membres du bureau ou du syndicat par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), en respectant un préavis (généralement deux à trois mois). Une nouvelle élection, par convocation d'une assemblée générale extraordinaire, est organisée pour le remplacer.
Aucun poste ne peut rester vacant. Si le démissionnaire était membre du bureau et que ce dernier est composé de davantage de membres que ne l'exige les statuts, la convocation d'une assemblée générale extraordinaire n'est pas nécessaire.
La démission du président de l'ASL
Si c'est le président de l'ASL qui démissionne, seul le comité syndical doit être convoqué et non tous les colotis. Généralement l'élection est organisée par le président sortant entre le moment où il fait part de sa décision et le terme de son préavis (dont la durée est fixée par les statuts).
Une ASL ne peut rester avec des postes vacants. S'il est difficile de trouver des personnes volontaires, un administrateur peut être nommé par un tribunal judiciaire, le temps d'organiser de nouvelles élections.
Le choix de l'assurance pour le lotissement
Le lotissement géré par l'ASL doit, a minima, être assuré en responsabilité civile (RC) pour les dommages causés par les parties communes à des tiers. Par exemple un incendie qui se déclare dans la salle polyvalente du lotissement ou un dégât des eaux au niveau des canalisations d'une piscine collective qui détruit les biens de personnes ne vivant pas dans l'ensemble. Mais il est judicieux de prendre une couverture plus large avec les garanties suivantes :
- une protection juridique qui permet à l'ASL de profiter du soutien de juristes ou d'avocats si elle doit intenter une action en justice.
- les dommages subis aux parties communes : voirie privée du lotissement, espaces verts, aires de jeux, locaux techniques, parkings ou encore bassins de rétention des eaux pluviales. Cela s'effectue via une assurance multirisque.
La souscription d'une assurance pour le lotissement doit généralement être votée en assemblée générale. Ce sont les statuts de l'ASL qui décident des modalités du vote. Même chose en cas de changement de couverture. L'essentiel étant que la responsabilité civile du lotissement soit toujours assurée, sous peine d'avoir à débourser de grosses sommes pour l'indemnisation de tiers.
Modalités de financement
Une ASL peut disposer de ressources de plusieurs origines :
- les redevances payées par les colotis. Leur montant est établi annuellement en fonction des avantages que chaque propriétaire peut retirer des missions de l'ASL (et non des tantièmes comme dans une copropriété). Il peut aussi y avoir des redevances syndicales spéciales ;
- des dons et des legs ou des subventions ;
- les sommes en provenance de la vente d'actifs ;
- le produit des emprunts contractés par l'ASL ;
- et toute autre rentrée d'argent liée aux missions de l'entité.
Le budget de l'ASL doit être voté en assemblée générale annuelle à hauteur de son équilibre réel.
La création d'une ASL
Le recueil du consentement par écrit
Le consentement de tous les colotis doit être obligatoirement recueilli pour créer une ASL. Le consentement doit être unanime. Si le lotissement est neuf et dispose d'un espace commun partagé la signature de l'acte d'achat par l'acquéreur est suffisante.
La rédaction des statuts
Il est conseillé de faire rédiger les statuts d'une ASL par un notaire ou un avocat pour s'assurer de leur pleine et entière conformité avec la loi (souvent c'est le lotisseur qui prend la rédaction à sa charge avec ses propres juristes). En outre, ils doivent contenir certains éléments : nom, adresse et mission de l'ASL, règles de fonctionnement, modalités de financement ou encore les procédures à suivre pour modifier les statuts ou dissoudre l'entité.
La déclaration en préfecture
La déclaration de constitution de l'ASL s'effectue en préfecture ou en sous-préfecture si le lotissement se situe dans son ressort. Elle ne peut s'effectuer qu'à partir du moment où deux lots ont été vendus. Le dossier doit contenir un double exemplaire des statuts, ainsi que le plan parcellaire des biens et les désignations cadastrales (fournies par chaque adhérent de l'ASL). Un récépissé est ensuite remis à l'Association après réception du dossier complet. Puis, un mois plus tard environ, un extrait des statuts paraît au Journal Officiel des Associations et Fondations d'entreprise (JOAFE). La publication est gratuite.
La modification des statuts
Les statuts d'une ASL peuvent être modifiés s'ils ne sont pas conformes ou pour mettre à jour certains éléments. Là aussi mieux vaut que cette mission soit confiée à un notaire ou à un avocat. Une assemblée générale doit être convoquée pour voter ce changement, le type de majorité nécessaire étant inscrite dans les statuts. Si le niveau de majorité n'est pas précisé, la modification doit être votée à l'unanimité des colotis.
La mise à jour des statuts doit être déclarée en préfecture dans les trois mois suivant la tenue de l'assemblée générale. Les documents nécessaires sont les nouveaux statuts en double exemplaire, le procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle a eu lieu le vote et le formulaire de modification d'association syndicale libre. La publication au JOAFE est également effectuée.
La dissolution d'une ASL
Une ASL peut être dissoute pour plusieurs motifs qui sont prévus dans les statuts :
- Si l'objet pour lequel elle a été constituée n'existe plus. Par exemple elle a été créée pour la gestion de la voirie du lotissement mais cette dernière a été rétrocédée à la commune.
- Depuis plus de trois ans, les activités qu'elle mène ne sont pas en rapport avec l'objet pour lequel elle a été constituée.
- Son existence empêche la réalisation de projets d'intérêt public dans un périmètre plus vaste qu'elle.
- Son fonctionnement est entravé par des difficultés graves et persistantes, par exemple des problèmes financiers.
C'est le président qui doit en faire la démarche en préfecture ou sous-préfecture. Il lui suffit de remplir le formulaire de dissolution d'une association syndicale de propriétaires. Les modalités précises pour dissoudre une ASL sont spécifiées dans ses propres statuts.
La dissolution de l'ASL fait l'objet d'une publication dans le JOAFE, dans les mêmes conditions que lors d'une création.
Voir aussi :
