Comment établir un budget prévisionnel de copropriété

Le budget prévisionnel est un document comptable indispensable au bon fonctionnement d’une copropriété puisqu’il établit la répartition des charges de copropriété entre les différents copropriétaires !

Il doit regrouper et planifier l’ensemble des dépenses courantes nécessaire à l’entretien, la maintenance et la gestion de l’immeuble pour l’année à venir. C’est le syndic de copropriété qui est en charge d’établir ce budget prévisionnel, en concertation avec les membres du conseil syndical.

La règle

Selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, le vote d’un budget prévisionnel est obligatoire pour toutes les copropriétés : le syndic de copropriété ou les copropriétaires ne peuvent donc pas s’y soustraire.

Le budget prévisionnel doit être voté à la majorité chaque année lors d’une assemblée générale de copropriété, dans les 6 mois suivants la clôture du précédent exercice comptable de la copro.

Les dépenses à inclure

Le budget prévisionnel d’une copropriété doit reprendre tous les frais prévisibles et récurrents dans la vie d’une copropriété, comme par exemple :

• Les frais d’entretien et de nettoyage des parties communes : ménage, espaces verts ;
• Les salaires des éventuels salariés de la copropriété : le gardien de l’immeuble, le jardinier, etc. ;
• Les honoraires du syndic s’il s’agit d’un syndic professionnel, ou la gratification accordée au syndic bénévole s’il y en a une ;
• Les cotisations d’assurance de la copropriété ;
• Les petites dépenses liées à la maintenance de l’immeuble : ampoules à changer, serrures ou poignées de porte à réparer, retouches de peinture, etc. ;
• L’entretien et la maintenance des équipements communs : visiophone, ascenseurs, chaudière collective ;
• Les frais d’électricité, d’eau et / ou de chauffage des parties communes.

Les dépenses à exclure

Certaines dépenses ne doivent pas être prises en compte lors du calcul d’un budget prévisionnel, et doivent faire l’objet d’un vote à part. Ce sont les dépenses dites exceptionnelles :

• L’établissement de diagnostics techniques par un professionnel : le DPE, le DTG, le CREP, le diagnostic amiante, etc.
• Les gros travaux d’entretien : réfection du toit, ravalement de façade et tous les autres travaux indispensables à la bonne conservation de l’immeuble ;
• Les travaux de rénovation énergétique ou d’amélioration de l’isolation, la mise en place d’un ascenseur ou la réfection d’une cage d’escalier.

Toutes ces dépenses à part doivent être votées par les copropriétaires lors d’une assemblée générale exceptionnelle convoquée par le syndic, avec la mise en concurrence de plusieurs devis.

Préparer un budget prévisionnel ne s’improvise pas, c’est pourquoi c’est au syndic que revient cette tâche. De nombreuses dépenses doivent être prises en compte et négociées avant d’être présentées au vote des copropriétaires.

La préparation du budget

Pour préparer le budget de l’année à venir et être certain de ne pas oublier de dépenses, le syndic de copropriété se base généralement sur le budget de l’année passée et le compare aux dépenses réelles effectuées. L’augmentation du coût de la vie doit être prise en compte, puisque tout augmente pratiquement chaque année, mais attention aux augmentations abusives !

La préparation du budget annuel est en effet le bon moment pour renégocier les contrats de la copropriété : services d’entretien, fournisseur d’énergie, assurance… Faites jouer la concurrence et résiliez vos contrats pour des offres plus avantageuses.

Attention toutefois à ne pas sous-estimer le montant des dépenses annuelles de la copropriété pour faire baisser les charges ! Si le budget est trop bas, vous risquez de ne pas pouvoir régler les travaux à faire en urgence et les copropriétaires devront faire face à un appel de fonds supplémentaire imprévu, ce qui augmente le risque d’impayés.

Le vote du budget

Si le budget prévisionnel est effectué par le syndic de copropriété, il doit toutefois être soumis au vote des copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle. Ce vote doit avoir lieu au maximum 6 mois après la clôture du précédent exercice comptable, et se fait à la majorité simple.

Cela signifie que pour être adopté, le budget doit être validé par la moitié des copropriétaires présents ou représentés. Si des copropriétaires ne viennent pas à l’AG ou s’abstiennent de voter, leurs voix ne seront pas prises en compte.

Le financement

Une fois le budget prévisionnel voté, le syndic doit mettre en place des appels de fonds pour récolter les sommes nécessaires : c’est ce que l’on appelle les provisions pour charges. Des appels de fonds seront donc envoyés régulièrement aux copropriétaires, ainsi qu’un courrier les informant à chaque fois de la date limite de paiement et du montant à verser.

Généralement, ces appels de fonds ont lieu à chaque début de trimestre, et ¼ du montant total du budget prévisionnel doit être versé par les copropriétaires à chaque fois. En cas d’impayé de la part d’un copropriétaire, le syndic dispose de 5 ans pour faire une réclamation et lancer une procédure de recouvrement.

Concernant les dépenses exceptionnelles, la loi Alur a instauré la mise en place d’un fonds de travaux obligatoire pour chaque copropriété de plus de 10 lots. Ce fonds doit permettre à la copropriété de faire face aux travaux à réaliser en urgence.

Chaque copropriétaire paie donc une cotisation annuelle en fonction de sa quote-part, et le montant total (voté en assemblée générale) doit représenter au minimum 5 % du budget prévisionnel.

Réajuster le budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est effectué de façon approximative, en fonction des dépenses de l’année passée : il n’est pas possible de savoir exactement quel sera le montant des charges de copropriété pour l’année à venir.

Pour contrer ce manque de visibilité et éviter une régularisation trop importante en fin d’année, il est possible de réajuster le budget si les prévisions se sont avérées trop élevées ou trop basses. Dans le cas d’un trop perçu ou d’un moins-perçu, la différence sera donc ajoutée ou soustraite aux futurs appels de fonds.

Ce réajustement doit se faire lors d’une assemblée générale le mentionnant dans son ordre du jour, et doit impérativement être voté par les copropriétaires : le conseil syndical n’est pas en mesure de faire un tel changement seul.

Le montant de chaque dépense peut être débattu lors de l’assemblée générale si les copropriétaires ne sont pas d’accord avec certains montants : le budget prévisionnel n’est en aucun cas un montant unique à accepter ou refuser.

En revanche, après le vote du budget, il est très compliqué de le contester. Par exemple, un copropriétaire qui a voté contre le budget prévisionnel, qui s’est abstenu ou qui n’était pas présent ou représenté lors de l’assemblée générale ne pourra pas contester le vote sous prétexte qu’il ne lui convient pas.

Il reste possible d’invoquer la nullité de l’assemblée générale. Si la convocation n’a pas été envoyée dans les temps ou que l’ordre du jour n’était pas détaillé, il est possible de faire annuler les décisions prises lors de cette assemblée, et donc le vote du budget prévisionnel.

Il est également possible de contester un budget si certains postes de dépenses ont des montants considérés comme abusifs.

Voir aussi :