Les charges locatives récupérables auprès du locataire

Tout savoir sur les charges locatives récupérables et leur fonctionnement.

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Vous êtes locataire d’un logement appartenant à une copropriété et votre propriétaire vous demande de vous acquitter d’une partie des charges de fonctionnement et d’entretien de l’immeuble réglées pour votre compte. Comment s’articule leur répartition entre le propriétaire et le locataire et comment sont calculées ces charges locatives ?

La répartition des charges entre le locataire et le propriétaire

Le copropriétaire bailleur paie les charges de copropriété à hauteur de sa quote-part dans la copropriété (généralement en tantième). Il est ainsi en droit de récupérer une partie de celles-ci auprès de son locataire.

Ces charges, dites “récupérables”, sont généralement calculées par le syndic de copropriété et sont à régler directement par le propriétaire du logement.

Le syndic de copropriété ne peut pas directement demander au locataire de lui régler sa part de charges locatives.

L’article 18 de la loi du 23 décembre 1986 encadre les rapports entre le propriétaire bailleur et son locataire. Elle précise ainsi les modalités de répartition des charges locatives :

  • le locataire supporte ainsi l’entretien et les petites réparations locatives des équipements de la copropriété. Le remplacement de certains éléments entrent également dans ces charges locatives par l’usure normale des pièces de fonctionnement restant à la charge du locataire ;
  • le propriétaire, quant à lui, conserve à charge les grosses réparations ou les travaux exceptionnels réalisés dans la copropriété.

Les travaux ou grosses réparations à charge du copropriétaire bailleur peuvent être pris en charge par le fonds travaux de la copropriété (encadré par la loi Alur), si celle-ci est concernée.

Le bail locatif précise obligatoirement la répartition du loyer entre le prix de la location hors charges et le montant de la provision sur charges.

Le propriétaire du logement ajoutera généralement le montant de cette provision à votre quittance mensuelle. Chaque année, à l’occasion de la régularisation des charges locatives, il pourra vous demander de lui verser un complément ou vous rembourser du trop perçu.

Le locataire peut demander à son propriétaire le détail de la régularisation des charges locatives.

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La liste des charges récupérables auprès du locataire

La loi encadre les charges récupérables auprès du locataire. Vous pouvez donc demander à vérifier les charges d’entretien des parties communes qui vous sont réclamées par votre propriétaire.

Eau et chauffage collectif

  • Eau froide et chaude nécessaire à l’entretien des parties intérieures de la copropriété ;
  • eau utilisée pour les arrosages et entretien des parties extérieures (jardin, parc, piscine, nettoyage des extérieurs) ;
  • partie de la redevance d’assainissement autorisée à récupération de charges (selon l’article L. 35-5 du code de la santé publique ;
  • produits d’entretien, d’exploitation et de traitement de l’eau ;
  • énergie de chauffage : combustible et fourniture d’électricité ;
  • entretien courant de la chaudière et des éléments de chauffage : recharge en fluide des pompes à chaleur, entretien adoucisseur d’eau, entretien des panneaux solaires, réparations de fuites, etc. ;
  • location des compteurs communs et individuels.

Ascenseurs et monte-charge

  • Frais d’électricité de fonctionnement et d’éclairage de la cabine ;
  • visite périodique d’entretien ;
  • dépannage sans fourniture de pièces ni grosse réparation ;
  • frais de tenue du registre d’entretien et des visites techniques, incidents et événements importants ;
  • fourniture de produits d’entretien classiques : chiffons, graisse, lampes ;
  • réparation des boutons d’appel, contacts ferme portes, sécurité de seuil et cellule photo-électrique.

Parties communes

  • Electricité des parties communes et parties communes spéciales ;
  • frais de personnel pour le nettoyage et l’entretien ;
  • produits d’entretien et fournitures consommables ;
  • frais d’entretien et menues réparations de la minuterie, lampes, tapis ;
  • frais d’entretien et menues réparations des éléments de nettoyage : aspirateur, nettoyeur vapeur, chariot.

Espaces extérieurs

  • Entretien des espaces verts et aires de jeux pour enfants : nettoyage, désherbage, arrosages des pelouses, massifs, plantes de remplacement sauf celles employées à la réfection des massifs, changement du sable de l’aire pour enfants, nettoyage de fontaine ou bassin ;
  • fourniture de consommables de l’entretien courant des extérieurs : engrais et désherbants ;
  • entretien et réparation du matériel horticole ;
  • exploitation et entretien des zones de stationnement et parkings ;
  • allées et voies de circulation ;
  • peinture et réparations des mobiliers extérieurs, jeux et grillage ;
  • électricité ;
  • essence, huile et graisse de fonctionnement des matériels d’entretien.

Hygiène

  • Fourniture de consommables : sacs pour élimination des déchets, produits de désinsectisation et de désinfection ;
  • entretien et vidanges des fosses d’aisances ;
  • maintenance des containers et poubelles communes ;
  • frais de personnel pour l’élimination des déchets.

Menues réparations

  • Electricité de la ventilation mécanique contrôlée ou VMC ;
  • ramonage des conduits de ventilation ;
  • entretien de la VMC ;
  • maintenance des digicodes et interphones ;
  • visite d’entretien des nacelles de nettoyage des vitres et façades vitrées et appareils de manutention divers (à l’exception des contrôles réglementaires obligatoires) ;
  • abonnement téléphonique à disposition des locataires.

Taxes et redevances

Le copropriétaire bailleur peut intégrer aux charges locatives récupérables :

  • le droit au bail ;
  • la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou redevance appelée par les Impôts dans le cadre de la taxe foncière ;
  • la taxe de balayage.

Le cas particulier du gardien ou du concierge

Une partie de la rémunération du gardien ou du concierge peut être répercutée au locataire selon les tâches effectuées par ce dernier.

  • 75 % de la quote-part du salaire du gardien ou du concierge appelée dans les charges du copropriétaire bailleur peuvent être imputés au locataire dans le cas où celui-ci effectue le nettoyage des parties communes et la gestion des poubelles.
  • 40 % de cette même quote-part peut être à a charge du locataire si une seule de ces deux tâches est effectué par le gardien ou le concierge.

Assurance habitation du locataire

Le locataire doit assurer le logement qu’il occupe auprès d’un assureur de son choix, comme le prévoit la Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 - article 7. Ce contrat d'assurance habitation locataire doit à minima inclure une garantie risques locatifs et couvrir l’incendie, l’explosion et le dégât des eaux.

Le locataire doit remettre une attestation d’assurance habitation annuelle à son propriétaire.

Le locataire doit remettre au propriétaire du logement une attestation d’assurance lors de son entrée dans le logement et ensuite une fois par an.

S'il est en défaut d’assurance, le propriétaire peut souscrire un contrat d’assurance habitation pour le locataire de celui-ci après mise en demeure de fournir cette attestation restée sans réponse.

Il peut alors répercuter le montant des primes dans les charges locatives et se réserver la possibilité de les majorer de 10 % dans le loyer.

Le cas de la maison individuelle

Les charges locatives d’une maison individuelle sont généralement réduites à la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Celle-ci est appelée mensuellement au même titre que le loyer et fait l’objet d’une régularisation dès le montant réel émis par le service des Impôts, si tel est prévu au bail.

Le cas de l’immeuble en monopropriété

Une monopropriété est définie par l’existence d’un immeuble collectif appartenant à un seul et même propriétaire. Chaque logement, donné en location, est géré directement par le propriétaire qui s’occupe lui-même des réparations et de l’entretien des parties communes de l’immeuble.

Le propriétaire peut ainsi récupérer des charges locatives sur ses locataires après les avoir réparties de façon équitable entre chaque locataire.

Il n’existe pas de législation en ce qui concerne les immeubles en monopropriété. En cas de désaccord, seuls les tribunaux sont compétents en la matière. Il est donc recommandé de bien réfléchir au mode de répartition et de ne pas en changer chaque année. La répartition des charges est précisée dans le bail de location.

Ce qui reste à la charge du propriétaire

Le propriétaire ne peut pas récupérer l’ensemble de ses charges de copropriété auprès de son locataire. Il conserve ainsi à charge les travaux de réfection et d’amélioration de l’immeuble concernant :

  • défauts de construction ou erreur de conception ;
  • vétusté des logements et de leurs équipements ;
  • remplacement de la chaudière ;
  • changement de portes, fenêtres ;
  • ravalement et remplacement de toiture ;
  • peintures de la cage d’escalier ou de l’entrée ;
  • remplacement ou création d’un ascenseur ;
  • travaux de mises aux normes et légaux (canalisations, eaux usées, évacuation et aération, etc.) ;
  • réparation des actes de vandalisme ;
  • création d’espaces verts.

Le propriétaire prend également en charge le remplacement des équipements, comme le digicode et les boîtes aux lettres.

Il garde également à charge :

  • taxe foncière minorée de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et taxe de balayage éventuelle ;
  • honoraires du syndic ;
  • achat ou remplacement des poubelles ;
  • partie du salaire du gardien ou du concierge ne pouvant être répercutée à son locataire.

Calculer le montant des charges locatives

Le montant des charges locatives récupérables souvent est précisé dans les appels de fonds et le décompte annuel des charges envoyés par le syndic de la copropriété :

Le propriétaire s’appuie donc sur ce décompte pour appeler le remboursement des charges locatives récupérables à son locataire.

Le paiement des charges locatives par le locataire

Les charges locatives récupérables prévisionnelles mensuelles sont incluses dans le paiement du loyer.

La quittance de loyer doit toujours faire apparaître, de façon distincte, les montants différenciés entre le loyer du logement et les charges locatives récupérables par le propriétaire.

La régularisation annuelle des charges

Le montant de la régularisation peut faire l’objet d’un règlement séparé ou être inclus dans le prochain loyer à payer qui comprend alors :

  • le loyer du mois à venir si bail à terme à échoir, ou du mois passé, en cas de bail à terme échu ;
  • la provision pour charge de la période ;
  • la régularisation des charges de l’année écoulée.

Dans le cas d’une régularisation importante, le propriétaire peut accepter un règlement en plusieurs mensualités. Cette option est négociée de gré à gré, entre le copropriétaire bailleur et l’occupant du logement loué.

Votre propriétaire doit vous préciser le détail entre loyer, provision et régularisation sur la quittance de loyer.

Est-elle obligatoire ?

Dans le cas de la location d’un logement vide, le propriétaire bailleur prend pour base de calcul le montant des charges réelles de l’année écoulée.

Si le logement est situé dans une copropriété, c’est le budget prévisionnel qui est pris en compte. Le montant prévisionnel des charges est ajusté à chaque renouvellement de bail et fait l’objet d’un avenant au bail de location.

Le propriétaire demande alors à son locataire de régulariser les charges sous un mois en cas d’insuffisance de provision.

Dans le cas d’une location meublée, le propriétaire peut appuyer le calcul des provisions de charges sur le montant réel de celles-ci avec régularisation annuelle. Il peut également choisir de faire payer à son locataire des charges forfaitaires qui ne sont pas soumises à régularisation.

Le choix entre charges forfaitaires ou charges au réel doit être mentionné dans le bail de location.

Il faut donc bien estimer le montant des charges non régularisables pour qu’elles soient le plus juste possibles, tant pour le copropriétaire bailleur que pour le locataire.

Quand et comment effectuer la régularisation ?

Le propriétaire calcule annuellement la différence entre les provisions pour charges et le montant réel. Par souci de transparence, le propriétaire doit mettre à disposition de son locataire tous les justificatifs en sa possession s’il les lui demande.

Il peut lui faire parvenir ces éléments :

  • par courrier classique ;
  • par e-mail ;
  • par dépôt dans un espace cloud en ligne.

La consultation de ces pièces doit légalement rester accessible à la consultation durant six mois à compter de la date d’envoi du décompte de régularisation des charges locatives.

Dans le cadre d’une monopropriété, le propriétaire doit informer chaque locataire du mode de répartition (qui doit être conforme au bail). La clé de répartition est généralement la surface habitable en mètres carrés du logement.

Voir aussi :

Paiement à échoir ou à terme échu : quelle différence ?
Assurer un immeuble vide (vacant ou inoccupé)
Que faire en cas de défaut d'assurance du locataire ?
Quelle assurance habitation en SCI pour le propriétaire occupant ?
Comment déduire les primes d’assurance de ses revenus fonciers
Expulsion du locataire : la procédure à respecter

Cet article a été confectionné avec beaucoup de soin et d’attention par nos experts afin de vous offrir un éclairage sur le monde de l’assurance. Néanmoins, celui-ci n’a pas vocation à se soustraire aux conseils de professionnels juridiques et immobiliers.