Le rôle et les missions du syndic de copropriété

Le syndic de copropriété est un organe essentiel à la copropriété. Il est chargé de représenter le syndicat des copropriétaires et d’assurer la gestion administrative, financière et technique de l’immeuble. Il veille au bon entretien des parties communes, exécute les décisions votées en Assemblée Générale, et gère les contrats, les sinistres et les urgences du quotidien.

Le syndic est-il obligatoire en copropriété ?

Oui, le syndic est obligatoire dans toute copropriété, quelle que soit sa taille. C'est la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 qui a instauré cette obligation. Divisé en cinq grands chapitres, ce texte prévoit notamment la manière dont la copropriété doit s'organiser, la répartition des charges ou encore le rôle du syndicat des copropriétaires.

Il est donc impossible de faire partie d’une copropriété sans syndic ! Toutefois, dans certains cas, la copropriété peut ne pas avoir de syndic si, par exemple, il a été révoqué sans que ne soit décidée la nomination d'un nouvel organe. Cependant, cet état de fait ne peut durer et il est du devoir d'un ou de plusieurs copropriétaires de convoquer une Assemblée Générale de copropriété pour voter la désignation du nouveau syndic.

Si aucun syndic n'est nommé, il faut saisir un juge qui va choisir un administrateur provisoire qui va gérer la copropriété et convoquer une Assemblée Générale en vue de choisir un nouveau syndic.

Quelles sont les différentes formes de syndic ?

Un syndic peut être une personne morale ou physique. On distingue 4 types de syndics : le syndic professionnel, le syndic non professionnel (ou bénévole), le syndic coopératif géré par les copropriétaires eux-mêmes et enfin le néo-syndic, une solution 100 % en ligne offrant une gestion dématérialisée.

Le syndic professionnel

C’est la forme de syndic la plus courante. Les copropriétaires confient la gestion de leur immeuble à une société externe et privée payée par la copropriété. Souvent, il s'agit d'agences immobilières ou promoteurs immobiliers qui exercent également l'activité de syndic.

Attention, les honoraires peuvent être élevés car ils sont souvent définis en fonction de la taille de la résidence et du nombre de copropriétaires !

Le syndic bénévole

Un seul copropriétaire, désigné par le syndicat des copropriétaires lors d’une Assemblée Générale, endosse le rôle de syndic bénévole. Contrairement à ce que son nom suppose, le syndic bénévole peut toucher une compensation financière, mais cette dernière doit être accessoire.

La copropriété fait ainsi des économies sur le paiement des charges, mais les responsabilités sont nombreuses et les missions peuvent être chronophages pour une seule personne !

Le syndic coopératif

Son fonctionnement est similaire à celui du syndic bénévole, à une différence près. Le rôle de syndic n’est pas assuré par une seule personne, mais par le syndicat des copropriétaires, représenté par le président du conseil syndical. Les rôles sont répartis selon les affinités de chacun et il n’y a pas d’honoraires à verser.

Les néo-syndics

Ce sont des syndics 100 % en ligne. Toute la gestion de l’immeuble est pilotée via une plateforme mise à disposition à la fois des copropriétaires et des professionnels s’occupant de la gestion comptable, des impayés ou encore des travaux à réaliser. Parmi ces néo-syndics, on peut citer Matera ou Bellman.

Le syndic de copropriété est chargé d’administrer l’immeuble, d’assurer l’entretien des parties communes, de gérer les finances, de faire respecter le règlement de copropriété et d’exécuter les décisions votées en Assemblée Générale. Il agit au nom du syndicat des copropriétaires et coordonne les prestataires intervenant dans la résidence.

En effet, les missions du syndic de copropriété sont multiples, tout comme ses obligations envers les copropriétaires. Son rôle est essentiel puisqu’il fait le relais entre le syndicat des copropriétaires et différents intervenants : artisans, agents d’entretien, ouvriers du bâtiment, etc.

La gestion financière

Le syndic doit gérer tout ce qui a trait aux finances et à la comptabilité de la copropriété. Il établit le budget prévisionnel de la copropriété, soumis au vote en Assemblée Générale. Pour gérer les finances, un compte bancaire dédié doit être ouvert au nom du syndicat des copropriétaires.

Il doit par exemple :

• Ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires (si la copropriété possède moins de 16 lots, ce n’est pas obligatoire). C’est sur ce compte que les copropriétaires verseront leurs parts des charges de copropriété et les appels de fonds ;
• Établir un budget prévisionnel pour les charges de copropriété et le faire valider en Assemblée Générale ;
• Faire approuver ses comptes à chaque fin d’exercice comptable ;
• Gérer les appels de fonds pour les travaux ;
• Collecter les charges de copropriété et les recouvrir en cas d’impayé de la part d’un copropriétaire ;
• Tenir et mettre à jour la comptabilité via un grand livre de comptes et un livre journal ;
• Payer les employés de la copropriété ;
• Régler les factures des différents artisans ou fournisseurs.

La gestion administrative

Le syndic est en charge de toute l’administration de l’immeuble. C’est donc à lui de faire respecter le règlement de la copropriété par tous les habitants et de veiller à ce que les décisions prises en Assemblée Générale soient appliquées.

La gestion administrative que doit réaliser le syndic de copropriété passe aussi par d'autres actions :

• Immatriculer la copropriété au Registre National des Copropriétés ;
• Faire une mise à jour chaque année avec les données financières des comptes annuels validés en Assemblée Générale ;
• Rédiger et mettre à jour la fiche synthétique d'information de la copropriété. Elle mentionne notamment l'identification de la copropriété, son organisation juridique, ses caractéristiques techniques ainsi que ses équipements : type de chauffage, nombre d'ascenseurs, etc ;
• Tenir à jour la liste de tous les copropriétaires avec mention de leur lot, identité, adresse et adresse électronique s'ils ont donné leur accord ;
• Être garant de l'exécution du règlement de copropriété et des décisions prises en Assemblée Générale ;
• Gérer l'immeuble en l'entretenant régulièrement et en mandatant une ou plusieurs entreprises pour réaliser des travaux d'urgence si nécessaire ;
• Tenir à jour le carnet d'entretien de la résidence qui contient notamment les références des contrats d'assurance souscrits pour le compte du syndicat des copropriétaires ;
• Transmettre les décisions prises en Assemblée Générale aux occupants de l'immeuble, propriétaires comme locataires ;
• Assurer la gestion et la conservation des archives du syndicat des copropriétaires (il peut faire appel à une société externe s’il le désire, mais ces frais ne pourront pas être répercutés sur la copropriété : ils seront entièrement à sa charge) ;
• Organiser un vote en Assemblée Générale pour la prise de certaines décisions : pour souscrire un contrat d'assurance en responsabilité civile pour le syndicat des copropriétaires, déléguer la gestion des archives ou signer un contrat avec un prestataire, par exemple pour faire exécuter des travaux.

L’entretien de l’immeuble

Veiller au bon entretien et à la conservation de l’immeuble est aussi une des missions principales du syndic de copropriété. Son rôle est primordial, puisque c’est à lui d’organiser et de superviser les travaux d’entretien courants et les petites réparations de la copropriété.

C’est également au syndic de veiller à ce que les parties communes soient bien entretenues, en faisant appel à une société spécialisée dans le ménage d’immeuble par exemple.

Enfin, le syndic est en charge du bon fonctionnement des équipements communs, comme les ascenseurs, les portes sécurisées, le portail du garage souterrain ou la chaudière collective par exemple. En cas de problème au niveau de ces équipements, les copropriétaires doivent prévenir le syndic, qui s’occupera alors de faire intervenir un artisan.

Pour les travaux plus importants comme un ravalement de façade, un vote des copropriétaires en Assemblée Générale est nécessaire. Dans ce cas, le syndic devra mettre en œuvre les travaux selon les conditions définies lors du vote (choix du prestataire, budget alloué, etc.), suivre l’avancement du chantier et valider l’intégrité des travaux réalisés.

La gestion du personnel de la copropriété

Si la copropriété engage du personnel, comme un gardien, un jardinier ou un concierge par exemple, ces derniers sont légalement les employés du syndicat des copropriétaires. Cependant, pour des questions de gestion administrative, ils sont sous la responsabilité du syndic.

En effet, c’est ce dernier qui leur fait passer des entretiens d’embauche et leur délivre les consignes assignées à leur poste par exemple.

En revanche, le syndic ne peut pas embaucher de personnel supplémentaire de son propre chef : chaque nouveau poste doit être voté et validé par le syndicat des copropriétaires en Assemblée Générale.

C’est également au syndic que revient la tâche d’éditer et d’envoyer les fiches de paie de chaque salarié de la copropriété, de rédiger les contrats de travail et de gérer les remplacements si l’un d’eux est absent pour cause de maladie, de vacances ou de congé maternité par exemple.

La mise à disposition des documents

Le syndic doit pouvoir transmettre certains documents administratifs aux copropriétaires sur simple demande de leur part. Si le syndic de copropriété ne respecte pas son obligation de réponse dans un délai d’un mois lorsqu’un copropriétaire lui demande un document, une pénalité de 15 € par jour de retard sera appliquée sur ses honoraires.

De plus, comme mentionné dans l’article 18 de la loi Alur, tous les syndics professionnels sont désormais dans l’obligation de fournir aux copropriétaires une plateforme extranet pour pouvoir consulter différents documents essentiels en ligne.

Parmi ces documents, listés dans le décret ELAN du 23 mai 2019, on retrouve :

• Le règlement de copropriété ;
• Les procès-verbaux des dernières assemblées générales.
• Le contrat de syndic ;
• Le carnet d’entretien de l’immeuble mis à jour ;
• Les diagnostics techniques des parties communes ;
• Les avis d’appels de fonds.

Cet extranet doit être sécurisé et accessible grâce à des identifiants uniques. Chaque copropriétaire doit pouvoir consulter à tout moment le montant des charges attribué à son lot, sa participation au fonds de travaux ou encore les différents appels de fonds reçus.

Cependant, certaines informations — comme les relevés de compte du syndicat des copropriétaires, les bilans comptables ou la carte professionnelle du syndic par exemple — ne peuvent être consultées que par le conseil syndical.

Le devoir de conseil

Enfin, le syndic de copropriété a un devoir de conseil envers les copropriétaires : il se doit de les avertir en cas de prises de décisions qui vont à l’encontre de textes de loi, ou qui ne sont tout simplement pas dans l’intérêt de la copropriété.

Ce devoir de conseil est d’autant plus important pour les syndics professionnels, puisqu’ils sont censés être au fait de la réglementation en vigueur ainsi que des règles de vie de la copropriété.

En cas de manquement à ce devoir, le syndic engage sa responsabilité ! Si les syndics professionnels ont obligatoirement une assurance responsabilité civile pour se couvrir, ce n’est pas le cas pour les syndics gérés par les copropriétaires eux-mêmes. Pour mettre en place ce type de syndic, il est donc fortement recommandé de souscrire une assurance copropriété qui inclut une garantie responsabilité civile pour le syndic bénévole.

Le syndic fonctionne comme le gestionnaire exécutif de la copropriété. Il met en œuvre les décisions votées en Assemblée Générale, tient la comptabilité, gère les contrats et supervise l’entretien de l’immeuble. Il rend compte de sa gestion chaque année devant les copropriétaires et agit dans l’intérêt collectif, selon un cadre légal strictement défini.

Sa désignation

Le syndic n'est pas désigné de la même manière selon qu'il s'agit d'une copropriété existante ou d'une nouvelle entité. Dans une copropriété existante, les copropriétaires choisissent leur syndic à la majorité. Pour une nouvelle copropriété, un syndic provisoire est nommé dans le règlement, puis confirmé ou remplacé lors de la première assemblée.

• Pour une copropriété existante : le syndic est désigné par un vote en Assemblée Générale (AG) des copropriétaires à la majorité absolue. Cette majorité correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires de la résidence, qu'ils soient présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Le vote départage plusieurs syndics dont la sélection a été effectuée par le conseil syndical ;
• Pour une nouvelle copropriété : dans ce cas, c'est le règlement de copropriété qui nomme un syndic provisoire à la création de la copropriété. C'est lui qui convoque l'Assemblée Générale qui va désigner un syndic. L'entité provisoire peut être confortée dans ses fonctions ou les copropriétaires peuvent décider de choisir un autre syndic dans la liste proposée par le conseil syndical.

Le contrat du syndic

La relation entre le syndic et la copropriété est régie par un contrat type. Son contenu est réglementé par le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 et plus particulièrement son article 29. Ce contrat stipule notamment la durée du mandat du syndic, les conditions d'exécution de ses missions et de sa rémunération forfaitaire annuelle.

La rémunération du syndic

La rémunération du syndic professionnel est composée de deux éléments principaux : un forfait pour la gestion courante et des honoraires spécifiques qui sont réglementés. Un syndic bénévole ou coopératif ne perçoit aucune rémunération. Cependant, s'il engage des frais pour la gestion de la copropriété, il peut être remboursé sur son budget.

Le montant du forfait annuel du syndic professionnel est voté en Assemblée Générale et précisé dans le contrat type. Les prestations incluses dans ce forfait sont strictement encadrées. Toute prestation particulière (par exemple, gestion d’un sinistre complexe ou suivi de gros travaux) peut faire l’objet d’honoraires supplémentaires, à condition qu’ils soient prévus et validés par les copropriétaires.

L'assurance du syndic

Le syndic professionnel a l’obligation de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro). Elle couvre les dommages causés à des tiers du fait d’une négligence, d’une erreur ou d’un défaut d’entretien dans les parties communes, dont il a la charge en tant que représentant légal.

Cela peut être par exemple la chute d'une tuile du toit qui vient endommager une voiture garée dans la rue ou une marche d'escalier endommagée sur laquelle glisse un propriétaire qui se casse la jambe.

Pour un syndic bénévole, l'assurance responsabilité civile est facultative. Elle est toutefois indispensable en cas d'erreur ou d'accident. En l'absence de couverture, le syndic bénévole ou coopératif peut se retrouver avec des grosses sommes d'argent à régler pour indemniser des tiers.

La forme de syndic à privilégier est fonction de vos attentes, du budget disponible, de la taille de la résidence et aussi de l'entente entre les copropriétaires. Syndic professionnel, bénévole ou coopératif : chaque formule a ses avantages. Il faut comparer les offres, vérifier les garanties, et recueillir des avis pour faire un choix éclairé.

Par exemple, si l'immeuble comprend beaucoup de lots et que les occupants se contentent de se croiser sans avoir tissé de liens particuliers, il vaut mieux opter pour un syndic professionnel. Cela coûte plus cher, mais la gestion sera déléguée à une tierce personne.

Au contraire, si c'est une petite copropriété et que tout le monde est en accord sur la gestion, un syndic bénévole ou coopératif peut être une option intéressante. Cela à condition de bien définir les tâches de chacun et de se faire aider pour les points juridiques.

Si le choix s'oriente plus vers un syndic professionnel, il y a quelques points importants à vérifier :

• L'étendue du contrat ;
• La rémunération demandée ;
• La présence d'une assurance responsabilité civile professionnelle et de la carte professionnelle délivrée par la CCI (Chambre de commerce) ;
• Le syndic doit présenter une certaine solidité financière. Vous pouvez consulter cette donnée sur des sites comme societe.com ou pappers.fr.

N'hésitez pas à prendre contact avec d'autres copropriétaires dans des résidences gérées par le syndic visé pour avoir leur opinion. Vous pouvez aussi consulter des avis sur internet. La plupart des syndics ont des fiches Google My Business sur lesquelles chacun peut laisser une note et son point de vue.

En cas de litige avec son syndic, il faut d’abord lui adresser une réclamation écrite. Si cela ne suffit pas, on peut saisir le conseil syndical, puis engager une médiation. En dernier recours, un copropriétaire peut intenter une action en justice pour manquement à ses obligations ou demander sa révocation en assemblée générale.

Que ce soit à cause d’une mauvaise gestion, d’erreurs administratives ou d’un manquement à ses obligations en cas de sinistre, la responsabilité d'un syndic peut être mise en cause par le conseil syndical ou par un copropriétaire. En effet, il peut arriver qu'un problème arrive avec son syndic même si la majorité du temps, tout se passe bien.

Le recours amiable

Quelle que soit la situation, il est toujours recommandé de chercher une conciliation à l’amiable pour éviter les frais de justice. Commencez donc par envoyer une lettre de mise en cause à votre syndic en lui exposant les faits, les actions à mener ainsi qu’un délai de réalisation raisonnable.

En parallèle, une médiation peut être tentée par l’intermédiaire du conseil syndical.

Le recours juridique

Si aucun recours à l’amiable n’est trouvé ou si la médiation n’aboutit pas, il est alors possible d’engager une procédure juridique. Selon la nature ou le montant de votre litige, deux juridictions peuvent être saisies :

• Le tribunal d’instance pour les impayés de charges d’un montant compris entre 4 000 € et 10 000 € ;
• Le tribunal de grande instance pour tous les litiges ayant trait à la répartition des charges de copropriété ou les impayés de charges supérieurs à 10 000 € par exemple.

Les copropriétaires peuvent décider de lancer une action collective, en passant par le syndicat des copropriétaires. Dans ce cas, les frais de justice seront partagés entre tous les copropriétaires.

Il est également possible de lancer une procédure individuelle. Si leur contrat d’assurance le prévoit, les copropriétaires peuvent faire appel à leur protection juridique et demander une prise en charge des honoraires d’avocat si besoin.

Le changement de syndic en cours de mandat

Pour changer de syndic de copropriété, il faut attendre l'expiration de son mandat. En général, le mandat d’un syndic de copropriété est de 3 ans renouvelables. Il est toutefois possible de révoquer un syndic en cours de route si des fautes graves sont constatées.

Attention toutefois, la démarche est compliquée et peut se retourner contre les copropriétaires si le syndic décide de porter l'affaire devant les tribunaux. Seuls certains motifs sont recevables pour résilier un mandat de syndic avant son échéance :

• Le syndic n’a pas respecté ses obligations en matière de sécurité ;
• Le syndic n’a pas procédé au recouvrement des charges impayées, ce qui a porté préjudice aux autres copropriétaires ;
• L’Assemblée Générale annuelle obligatoire n’a pas été convoquée ;
• Le syndic ne fait pas respecter le règlement de la copropriété ;
• Les travaux urgents n’ont pas été réalisés ;
• Le carnet d’entretien n’est pas tenu à jour ;
• Les décisions votées lors des assemblées générales ne sont pas mises à exécution.

À ces situations s’ajoutent également les cas de fraude ou de détournement de fonds de la part du syndic.

Si vous êtes dans un de ces cas de figure, voici la marche à suivre pour changer de syndic au plus vite :

1. Envoyer un courrier en recommandé au syndic en lui demandant de convoquer une Assemblée Générale exceptionnelle, avec la révocation du contrat actuel et la nomination d’un nouveau syndic comme ordre du jour ;
2. Voter la révocation du syndic actuel lors de l’AG, à la majorité absolue ou, si elle n’est pas atteinte, à la majorité simple ;
3. Nommer un nouveau syndic.

Attention, car dès que la révocation du syndic actuel est votée, le contrat prend fin automatiquement : il est donc indispensable de nommer un nouveau syndic pendant cette même Assemblée Générale !

L’Assemblée Générale (AG) de copropriété est la réunion annuelle au cours de laquelle les copropriétaires prennent toutes les décisions importantes concernant la gestion de l’immeuble. C’est un rendez-vous obligatoire, organisé par le syndic, qui permet de valider les comptes, voter les travaux ou encore élire les représentants de la copropriété.

Elle est essentielle car aucune décision importante ne peut être prise sans. L’Assemblée Générale de copropriété peut être ordinaire ou extraordinaire selon la nature des décisions à prendre :

• L'Assemblée Générale ordinaire (AGO) se tient une fois par an, dans les 6 mois suivant la clôture des comptes et permet d’aborder les sujets courants comme le budget, l’élection du syndic ou les travaux à venir.
• L'Assemblée Générale extraordinaire (AGE) peut être déclenchée par le syndic, le conseil syndical ou des copropriétaires et permet de traiter un point précis en dehors de l’AGO.

Les règles de participation et de vote

Tous les copropriétaires peuvent participer, en personne ou par procuration. Le vote appartient au propriétaire du lot, avec des règles spécifiques pour les couples mariés, indivisions ou démembrements.

Le vote par correspondance est aussi possible, via un formulaire joint à la convocation.

La convocation et déroulement de l’Assemblée Générale

Envoyée au moins 21 jours avant la date de l’AG, la convocation précise l’ordre du jour et contient les documents utiles à la prise de décision. Seuls les sujets à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote.

Les décisions sont prises selon des règles de majorité, sous la supervision du syndic et d’un président de séance.

Le procès-verbal d’Assemblée Générale (PV d’AG)

Le procès-verbal d’assemblée générale consigne officiellement les décisions votées. Rédigé par le syndic, il mentionne les résultats détaillés des votes, les oppositions, les abstentions, et incidents techniques éventuels. Signé par les responsables de séance, il est transmis sous un mois.

Les décisions relatives à l’usage de l’immeuble doivent être affichées dans les parties communes pour informer tous les occupants.

Contester une décision prise en AG

Un copropriétaire opposant ou absent peut contester une décision d’AG dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal. Il doit prouver une irrégularité de fond (décision contraire à la loi ou au règlement de copropriété) ou de forme (convocation tardive, défaut d’information).

Le recours se fait devant le tribunal contre le syndicat des copropriétaires. Le juge peut annuler la décision et accorder des dommages et intérêts, ou rejeter la demande et condamner le plaignant si elle est jugée abusive.