Mobilité d’un salarié : les frais pris en charge par l’employeur

Lorsque le salarié exerce son activité professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel, on considère qu’il est en déplacement professionnel.

Cela peut être le cas pour aller voir un client ou un autre établissement de l’entreprise, par exemple, sur quelques heures dans une journée.

Si le déplacement est de longue durée, on considère qu’il s’agit d’un voyage d’affaires.

Dans les deux cas, il est obligatoire pour l’employeur de rembourser les frais de transport, repas et d’hébergement associés à ces déplacements.

Pour simplifier la gestion de cela, certaines solutions, comme Mooncard, permettent de faciliter la prise en charge de ses déplacements professionnels avec des notes de frais pré-remplies ou un suivi en temps réel des dépenses.

Le déménagement peut être lié à des raisons personnelles, ou à des raisons professionnelles, comme une mutation.

Dans les deux cas, il n’y a pas d’obligation légale pour l’employeur de rembourser les frais alloués au déménagement de l’un de ses salariés.

Cependant, dans la majorité des cas, il existe des possibilités de soutien de la part de l’employeur, inscrites dans la convention collective, qui sont appliquées pour le bien-être du salarié.

Parmi les aides les plus courantes pour le déménagement :

• Le congé déménagement permet de prendre un ou deux jours pour s’installer sans perte de salaire (c’est un congé payé).
• La prime de déménagement peut être mise en place, principalement si le déménagement favorise l’entreprise (employé plus proche de son lieu de travail par exemple).
• Mobility Pass : Cette aide est versée par l’organisme Action logement, sous condition que votre entreprise (de plus de 10 salariés) y cotise, et dans le cadre d’un déménagement d’entreprise ou d’une mutation. Son montant est compris entre 3000 et 3500 € selon la région et vos ressources.

Les frais pris en charge peuvent être multiples  :

• hébergement temporaire avant de s’installer,
• les frais de bouche dans l’attente d’un logement définitif,
• les frais de déménagement,
• l’état des lieux d’entrée dans votre nouveau logement,
• les frais de garde d’enfants

Cependant, certaines conditions sont requises : Il faut que ces dépenses soient absolument nécessaires, et relatives à un déménagement d’au moins 50 km ou entraînant une durée de transport aller-retour de minimum 1h30.

La clause de mobilité est une disposition prévue et indiquée dans le contrat de travail ou dans la convention collective. En signant son contrat de travail, le salarié donne son accord à ces changements éventuels dans le futur.

Pour qu’elle soit contractuellement légitime, la clause de mobilité doit être :

• indispensable à la protection des intérêts légitimes de l’entreprise,
• proportionnée au but recherché,
• justifiée par la nature de la tâche à accomplir par le salarié,
• géographiquement définie par le contrat de travail ou la convention collective.

La clause de mobilité n’implique pas de contrepartie financière, sauf si elle est prévue dans ladite clause. En cas de déplacements professionnels, le salarié pourra néanmoins se faire rembourser ses frais de déplacement.