La régularisation des charges locatives

Les charges sont partagées entre le ou les locataires et le propriétaire. L’ensemble est payé par le propriétaire mais une partie, les charges récupérables, lui sont remboursées par le ou les locataires.

Sauf dans le cas où elles sont payées de façon forfaitaire, le montant de ces charges est estimé chaque année puis elles sont réglées par le locataire sous forme de provisions sur charge. Le plus souvent, ces provisions s’ajoutent au loyer mensuel. Une régularisation annuelle est alors obligatoire dans deux situations :

• les provisions sont inférieures au montant des charges versées par le propriétaire : à ce moment-là le locataire devra payer le surplus ;
• si la somme est supérieure à ce qui a été provisionné, le locataire va percevoir un trop perçu.

Les charges récupérables auprès du locataire

Les charges récupérables correspondent aux charges qui sont payées par le propriétaire. Mais qu’il peut ensuite récupérer auprès de son ou ses locataires. Il s’agit des frais d’eau chaude et de chauffage collectif, entretien des ascenseurs, monte-charge, parties communes et espaces verts extérieurs. Ainsi que les taxes et redevances comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), la taxe de balayage ou la redevance assainissement.

En revanche les dépenses suivantes ne sont pas récupérables : remplacement d’un équipement collectif (comme une chaudière), ravalement de façade, entretien de la toiture ou encore mise aux normes de matériel commun comme l’ascenseur.

En location vide, les charges sont dites au réel. Ce qui signifie que pour fixer le montant des provisions sur charges, le propriétaire se base sur celles de l’année écoulée. Si le bien est situé dans une copropriété, le budget prévisionnel est également pris en compte. A chaque renouvellement de bail, le propriétaire demande à son locataire de régulariser les charges si le montant provisionné n’est pas suffisant. Pour cela il lui envoie un décompte de charges : la somme est exigible un mois après.

Cas de la location meublée

Pour une location meublée, il y a deux cas de figure :

1. Soit utiliser le système des provisions sur charge (au réel) et de la régularisation annuelle comme pour un bien vide.
2. Soit opter pour le versement de charges forfaitaires. Mais dans ce cas aucune régularisation ne peut être demandée par le propriétaire. Et le locataire ne peut pas non plus bénéficier d’un trop perçu. Il faut donc parvenir à estimer la somme de la manière la plus précise possible pour que personne ne soit lésée.

Le montant des charges locatives récupérables est précisé dans les appels de fonds et le décompte annuel des charges envoyés par le syndic. Dans le document ci-dessous les charges locatives sont listées dans la colonne Locatif et le montant qui concerne le locataire est précisé en bas : ici 411,36 euros à titre locatif. C’est cette somme que le propriétaire va demander à son locataire au titre de la régularisation des charges.

Le propriétaire - ou parfois son agence gestionnaire s’il lui a délégué cette mission - doit mettre à disposition du locataire des pièces justificatives. Cela peut s’effectuer par courrier ou de façon dématérialisée par l’envoi d’un mail ou le dépôt des documents sur un espace en ligne. Le ou les locataires peuvent les consulter pendant six mois, à compter de la date d’envoi du décompte des charges.

Et si le propriétaire possède l’ensemble de l’immeuble ? Dans ce cas, il doit également informer chaque locataire de la clé de répartition utilisée. Il s’agit de fixer de manière équitable le niveau de charges assumé par chacun : le plus souvent en fonction de la surface habitable du logement.

Si le propriétaire oublie d’effectuer la régularisation annuelle, le locataire peut demander d’étaler le paiement de la somme sur douze mois. Mais il ne peut refuser de la régler. En revanche, si cette régularisation n’intervient pas dans les trois ans, l’occupant du logement est en droit de ne pas payer. Cela concerne tous les baux signés après le 27 mars 2014.

Lors du départ du locataire en cours de bail, le propriétaire a le droit de retenir 20% du dépôt de garantie en attendant de connaître le montant de régularisation des charges annuelles. Il devra ensuite rembourser le trop perçu à son locataire s’il y en a un. Ou lui demander un surplus au cas où les 20% ne seraient pas suffisants.

Comme cette situation peut être complexe, certains propriétaires - en accord avec leurs locataires - renoncent à cette régularisation. Tout comme à la retenue de 20% sur le dépôt de garantie. Dans ce cas, certaines charges récupérables sont dites non récupérées. En cas de déclaration des revenus fonciers au régime réel, il est possible de les déduire des revenus fonciers. Il s’agit de la ligne 225 de la déclaration d’impôts 2044.

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